Mutabakat, tarafların belirli bir konu üzerinde anlaşma yapmasına verilen isimdir. Karşılıklı olarak uzlaşma anlamına gelen bu kelime, muhasebede elektronik mutabakat olarak adlandırılır. Elektronik mutabakat, cari hesapların geleneksel yöntemlerin dışında elektronik ortam aracılığıyla muhasebe servisler tarafından yanıtlanması anlamına gelir. Yazışmaların tamamının elektronik ortamda yapılmasını ifade eden bu yöntem, işlerin kolaylıkla takip edilmesi adına önemlidir. Kısaca e-mutabakat nedir sorusuna bu şekilde yanıt vermek mümkündür.
Türk Ticaret Kanunu’nda yer alan 94. maddede e-mutabakat hakkında net bir bilgi verilir. 94 maddeye bakıldığında sözleşme ve ticari işlemlere göre hesap devreleri sonunda devre hesabının kapatılması gerçekleştirilir. Alacaklar ve borçlar arasındaki farkın belirlenmesi sağlanır. İki taraf arasında sözleşme veya ticari bir iş yoksa hesabın yılın son günü kapatılması kabul edilmiş olarak görülür. Saptanan tutar cetvelinin alımını gerçekleştiren taraf, cetveli almış olduğu tarihten itibaren bir ay içinde herhangi bir itirazda bulunmazsa bakiyenin kabulünü gerçekleştirmiş sayılır. İtirazın taahhütlü mektup, elektronik imza ve telgraf yoluyla gerçekleştirilmesi önemlidir.
E-Mutabakatı Kimler Kullanabilir?
Mutabakat nedir sorusunun yanı sıra merak edilen konulardan bir diğeri ise bu uygulamayı kimlerin kullanabileceğidir. Bu soruya oldukça kapsamlı bir yanıt vermek mümkündür. Türkiye ve dünya genelinde hizmet veren her kurum-kuruluşun e-mutabakat, cari mutabakat kullanmaları mümkündür. Mutabakat formu ve ba beyanlarını internet ortamında kullanmak isteyen herkesin elektronik mutabakatı tercih etmesi mümkündür. Tedarikçiler, iş ortakları, bayiler ve her sektörden kuruluşun elektronik mutabakat kullanabilir. E-mutabakat formu ve daha fazlasını dijital ortama taşıyan kurumlar, hem zamandan tasarruf eder hem de sürecin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Bu nedenle elektronik mutabakatın pek çok kurum ve kuruluş tarafından aktif olarak kullanıldığı görülür.
E-Mutabakat Türleri Nelerdir?
Tüm işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmek isteyen kurum ve kuruluşların merak ettiği konular arasında e-mutabakat türleri yer alır. Bu uygulamanın pek çok türü olduğundan söz etmek mümkündür. Türler arasında ‘’Cari’’, ‘‘Denetim’’, ‘’Muhatap Firma’’, ‘‘BS’’ ve ‘‘BA’’ mutabakat olduğu görülür. Firmaların yapacakları işleme uygun olan mutabakat türünü kullanmaları gerekir.
Cari Mutabakat
Cari mutabakat, işletmeler arasında bulunan finansal ilişkilerin düzenlenmesi ve denetlenmesi için kullanılan finansal terime verilen isimdir. Taraflar arasındaki hesap hareketlerininin izlenmesi olarak da adlandırılabilir. Firmalar bu sistem sayesinde alacaklarını düzenli bir şekilde kaydeder ve finansal durumlarını kontrol edebilirler. Borçların da cari mutabakat ile takip edilmesi mümkündür. Bu işlem, belirli bir dönemi kapsayan ticari etkileşimlerin gözden kaçırılmaması adına son derece önemli ve avantajlıdır. Ticari ilişkilerin istenen düzeyde gitmesini ve herhangi bir olumsuz durumun ortaya çıkmamasını sağlar. Özellikle finansal faaliyetleri fazla olan büyük ölçekli işletmeler veya tedarik zincirinde bulunan şirketler için son derece önemli bir yere sahiptir. Taraflar arasında önemli bir finansal kontrol mekanizması olarak kullanılabilir.
BA BS Mutabakat
BA-BS mutabakat, işletmelerde sıklıkla kullanılan muhasebe terimlerinden biridir. Küçük ya da büyük ölçekli firmaların finansal tablolarındaki iki önemli bölüm olan Bilanço (BA) ve Gelir Tablosu (BS) arasındaki uyumsuzlukları düzenler. Bu sayede finansal bütünlüğü mümkün kılar ve herhangi bir zarar durumunun önüne geçilmesini sağlar. BA BS mutabakat, işletmelerin finansal performanslarını daha kolay, pratik ve doğru bir şekilde değerlendirmelerine yardımcı olur.
BA, bir işletmenin varlıklarını, borçlarını ve sahiplerin öz kaynaklarını gösterir. BS ise belirli bir dönemdeki gelir ve giderleri detaylandırarak net kar veya zararın somut bir şekilde göz önüne serilmesini sağlar. BA-BS mutabakatı sayesinde, bu iki temel finansal belge arasındaki tutarsızlıklar kolay bir şekilde tespit edilebilir. Böylece işletme sahipleri ve paydaşları, işletmenin mali sağlığı hakkında daha doğru ve bütünsel bir anlayışa sahip olabilirler. Belirtilen mutabakat süreci, muhasebe standartlarına uygunluk, finansal şeffaflık ve güvenilirlik açısından önemli görülür. İşletmelerin finansal beyanlarının doğruluğu ve güvenilirliğinin somut bir şekilde göz önüne serilmesine yardımcı olur. Büyük ya da küçük ölçekli işletme olunması fark etmeksizin BA BS mutabakatının kullanılması önerilir.
E-Mutabakat ve Avantajları
Ticari süreçlerde elektronik mutabakat, belge onaylama ve uygunluk süreçlerini dijital ortama taşıyan uygulamaya verilen isimdir. Bu dijital dönüşüm aracı, şirketlere birbirinden farklı pek çok avantaj sunar. Şirketler elektronik, karşılıklı ve ba bs mutabakatı tercih ederek şu avantajlara sahip olabilir:
- E-Mutabakat, geleneksel yöntemlerin aksine belgelerin dijital ortamda hızlı bir şekilde paylaşılmasına ve onaylanmasına yardımcı olur. Bu özellik, şirket faaliyetlerinin etkinliğini artırır ve işlerin hızlı bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Böylece herhangi bir ayrıntının kağıt üzerinde gözden kaçması ya da sürecin beklenmesi gibi bir durum söz konusu olmaz. Faaliyetler hızlı ve güvenilir bir şekilde gerçekleştirilir.
- Kağıt üzerine basılan belgelerin kaybolma veya çalınma riski bulunur. Elektronik mutabakat bu durumun ortadan kalkmasını sağlar. Güvenli kimlik doğrulama ve şifreleme yöntemleri kullanılarak karşılıklı mutabakatların taraflara iletilmesi mümkündür. Bu durum belgelerin gizliliğinin korunmasına ve hızlı bir şekilde taraflara iletilmesine yardımcı olur. Güvenlik açığı da minimum seviyeye indirgenir.
- Geleneksel yöntemlerde kullanılan kağıt miktarı e-mutabakat ile sıfıra indirilir. Bu yöntem, fiziksel kağıt kullanımını azalması sebebiyle son derece çevre dostudur. Yalnızca kağıt israfının değil aynı zamanda üretimde kullanılan su ve enerji kaybının da önüne geçmeyi sağlar. Oldukça sürdürülebilir bir yöntem olarak görülür.
- E-fatura mükellefi olan firmalar coğrafi konumdan bağımsız olarak faaliyet gerçekleştirebilir. Şehirlerarası iş birliği gerektiren projelerde, farklı coğrafi konumlardaki katılımcıların sözleşme detaylarını anında ineleyebilmeleri ve onaylamaları mümkün hâle gelir. Bu durum, ticari süreçlerin hızlanmasına katkı sağlar. Konuma bağlı aksaklık ve yavaşlamaları ortadan kaldırır.
- Elektronik mutabakat oluştururken dijital ortamda otomatik uyarılar verilir. Herhangi bir yanlış yapılması halinde ortaya çıkan bu uyarılar hata olasılığını minimum. Hatalı veya eksik bilgilerin belgenin içine eklenmesini engeller ve sürecin olumlu bir şekilde devam etmesini sağlar.
- Yöntem hem hızlı hem de güvenilir olduğu için dijital dünyada bulunan pek çok avantajdan yararlanmayı da beraberinde getirir. Sizler de bu yöntemi benimseyerek hem iş süreçlerinizi hızlandırabilir hem de güvenli işlemler gerçekleştirebilirsiniz.
Elektronik mutabakat kullanan firmalarının tamamının bu avantajlardan yararlanmaları mümkündür. DİA bu süreci hızlandırır ve firmanız yararına karar almasını sağlar. Özellikle geleneksel yöntemler kullanılarak sürdürülen süreçte meydana gelen maddi kayıpların da önüne geçer. E-fatura gibi elektronik yöntemlerden yararlanarak hem zaman tasarrufu yapabilir hem de kayıpları engelleyebilirsiniz. DİA’nın sunduğu bulut teknolojisi sayesinde e-fatura geçme zorunluluğu gibi gerekli işlemleri gerçekleştirebilir, tüm yazışmaları sağlayabilir ve istediğiniz sonucu kolay bir şekilde alabilirsiniz.
E-Mutabakat Nasıl Yapılır?
Elektronik mutabakat oluşturmak son derece kolay bir işlemdir. DİA aracılığıyla süreci dakikalar içerisinde tamamlayabilirsiniz. Bunun için ilk olarak sisteme giriş gerçekleştirmeniz ve hangi tür kullanılacaksa e-mutabakat formunu ona göre seçmeniz gerekir. Seçiminizi gerçekleştirmenizin ardından firma ve şahıs bilgilerini girmelisiniz. Karşınıza çıkan forma fatura detaylarını, tarihi ve kayıt numaralarını da yazdıktan sonra elektronik mutabakatı oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz mutabakatın türüne göre ekstra işlemler gerçekleştirmeniz gerekebilir. Bu şekilde cari hesap mutabakatı, e-mutabakat ve ba bs mutabakat hazırlamanız mümkündür.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/tevkifatli-fatura-nedir-nasil-kesilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
