Dijitalleşen iş dünyasında yapılan tüm işlemlerin hızlı ve elektronik bir ortamda gerçekleştirilmesini sağlayan e-İmza önemli uygulamalardan biridir. E-imza nedir? Sorusuna karşılık olarak, bir şirketin ya da bir kişinin kimlik bilgilerinin yasal olarak doğrulanmış ve elektronik ortama aktarılmış hali yanıtı verilebilmektedir. Bu uygulama sayesinde, elektronik ortamda hiçbir fiziksel belgeye veya işleme gerek kalmadan bir belgenin doğruluğu onaylanabilmekte ve imzalanan belgenin bütünlüğü sağlanabilmektedir.
Elektronik İmzanın Özellikleri Nelerdir?
Elektronik imza uygulaması, kişiye ait verilerin 3. Kişiler tarafından elektronik ortamda değiştirilmesi ya da silinmesi gibi olumsuz durumların önüne geçmektedir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, bu uygulamayı basit ve gelişmiş elektronik imza olarak iki farklı şekilde ele almaktadır. Söz konusu olan işlemde her iki şekilde de amaç verilerin güvenliğini sağlamaktır. Dijital ortamda gerçekleştirilen her türlü işlemin resmileştirilmesini sağlarken, aynı zamanda bu gibi işlemlerin yasal olarak kayıt altına alınmasını da kolaylaştırmaktadır.
E-imza, kişi ya da kurumların imzalı onayının gerektiği işlemlerde herhangi bir fiziksel kâğıt kullanımına gerek kalmadan işlemleri gerçekleştirmektedir. Bu durum her iki taraf için zaman kazandırırken aynı zamanda çevre dostu ve düşük maliyetli olması sebebi ile maddi kazanç da sağlamaktadır. Tüm bunların yanı sıra elektronik imzada bulunan zaman damgası ile imzanın atıldığı tarihin belirtilerek geriye dönük kontrollerin kolay ve güvenilir bir şekilde yapılmasına olanak tanımaktadır.
E-İmzanın Faydaları
Dünyanın her geçen gün dijitalleşmesi ile artık hemen her konuda teknolojinin önemi yadsınamaz bir duruma gelmektedir. Az maliyet ile hızlı işlemlerin yapılabilmesi için çalışmalar son sürat devam ederken, e-imza amaca hizmet eden en önemli uygulamalardan biri haline gelmektedir. Kişiler veya kurumların kolay bir şekilde sahip olabileceği elektronik imza, elektronik ortamda yapılan her türlü yazılı onay işlemlerinin yasal olarak güvence altına alınmasını sağlamaktadır. Böylelikle kişiler herhangi bir fiziksel kâğıda ihtiyaç duymadan işlemlerini hızlı bir şekilde yapabilirken, diğer işleri için önemli ölçüde bir zaman kazanabilmektedir. Uygulamanın sunduğu diğer faydalar ise şu şekildedir:
- İmzanın üçüncü bir kişi tarafından taklit edilmesi mümkün değildir. Uygulamanın bu özelliği, elektronik imzaya sahip olan kişilerin yaptıkları her işlemin güvence altına alınmasını sağlamaktadır.
- Elektronik imzasını alan kişiler, bu uygulamayı kullanarak yaptıkları hiçbir işlemi inkâr edememektedir. Böylelikle her iki taraf için veri bütünlüğü sağlanırken, sorunsuz bir şekilde kimlik doğrulaması da yapılabilmektedir.
E-İmza Nerelerde Kullanılır?
Elektronik imza, bir kişi ya da kurum tarafından birçok alanda kullanılabilir bir uygulamadır. Bu uygulamanın kullanıldığı en yaygın alanlar ise şu şekildedir:
- E-Fatura, e-arşiv, e-belge ve e-SMM gibi uygulamalarda
- Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Müdürlüğü, Emniyet Müdürlüğü ve bu gibi kamu kurumlarındaki işlemlerde
- Sosyal güvenlik uygulamalarında
- E-Devlet içerisinde bulunan işlemlerde
- E-Nabız ve e-Reçete gibi Sağlık Bakanlığı’na ait uygulamalarda
- MERSİS ve KEP işlemlerinde
- Vergi ve sigorta ödemelerinde
- İnternet bankacılığında
Yukarıda yer alan tüm alanlarda e-imza uygulaması yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. özellikle e-fatura ve e-arşiv gibi alanlarda, tüm işlemlerin son derece hızlı ve güvenilir bir şekilde gerçekleşmesinde etkin bir rol oynamaktadır. 2010 yılında Vergi Usul Kanunu Tebliği tarafından hayata geçirilen e-fatura, özellikle işletmeler için birçok avantajı da beraberinde getirmektedir. E-fatura zorunluluğu ise her yıl devlet tarafından belirlenen belirli bir hasılatın üzerinde satış cirosu bulunan firmaları kapsamaktadır. Bu süreçte e-fatura geçiş zorunluluğu 2024 bulunan işletmeler, alanında profesyonel bir yazılıma sahip olan DİA yazılım ile hızlı ve kolay bir şekilde bu uygulamaya geçiş yapabilmektedir.
Kimler e-İmza Alabilir?
Elektronik imza, bir kimlik doğrulama aracı olması sebebi ile herkes tarafından alınabilen bir uygulamadır. 18 yaşını doldurmuş olan tüm Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarına verilebilmektedir. Kurumlar ve işletmeler için farklı bir elektronik imza sertifikası bulunurken, kamu çalışanları da bu uygulamadan faydalanabilmektedir. Kurumlar tarafından alınan elektronik imza, kurumu temsil eden yetkili bir kişi tarafından başvurulur ve imza kurum adına düzenlenir.
E-İmza Nasıl Alınır?
Bir kişi ya da bir işletme tarafından oldukça kolay ve hızlı bir şekilde e-imza alınabilmektedir. Bu imzayı alabilmek için izlenmesi gereken yollar sırasıyla şu şekildedir:
- Başvurabilmek için ilk olarak Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilen Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı seçilmelidir. Bu sağlayıcı firma sayesinde Nitelikli Elektronik Sertifika alınması gerekmektedir. Söz konusu olan sertifika, imzayı alacak olan kişi ya da işletmenin kimliğini doğrulayan, tüm işlemlerin güvenliğini sağlayan ve hukuki geçerliliğe sahip bir sertifikadır.
- Başvuru süreci, hizmet sağlayıcının seçilmesinin ve iletişime geçilmesinin ardından başlamaktadır. Kimlik doğrulama işlemlerinin tamamlanmasının ardından elektronik sertifika oluşturulmaya başlanmaktadır.
Elektronik imza, herhangi bir aracı kurum olmaksızın devletten de alınabilmektedir. Türkiye Cumhuriyeti tarafından yetkilendirilmiş olan Kamu Sertifikasyon Merkez (Kamu SM) aracılığı ile elektronik imzaya başvurulabilmektedir. Diğer tüm hizmet sağlayıcılardan alınan söz konusu imza ile aynı hukuki değere sahiptir.
Kamu SM tarafından hem bireysel hem de kurumsal elektronik imza başvurusu yapılabilmektedir. Ayrıca elektronik imza, e-devlet üzerinden de alınabilmektedir. Tüm bunların yanı sıra birçok kişi tarafından PTT üzerinden başvuru yapılarak da ilgili imza alınabilmektedir. Online olarak başvuru yapılabilen PTT sistemlerinde, talep edilen elektronik imza sertifika sürecine göre bir ön başvuru kodu verilmektedir. Bu başvuru kodu ile PTT şubesine giderek başvuru süresi tamamlanabilmektedir. PTT aracılığı ile yalnızca bireysel başvurular yapılabilmektedir.
E-İmza Başvuru Sırasında Gerekli Belgeler
Son derece kolay olmakla birlikte e-imza başvurusu oldukça az belge gerektirmektedir. Başvuru esnasında gerekli olan belgeler, bireysel ve kurumsal başvuruya göre farklılık gösterebilmektedir. Bireysel elektronik imza başvurusu için gerekli olan belgeler:
- Elektronik imza başvuru formu
- Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı aracılığı ile alınan Nitelikli Elektronik Sertifika Kullanıcı Taahhütnamesi
- Üzerinde Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanı, ehliyet veya pasaport gibi geçerli bir kimlik belgesi
Kurumsal e-imza başvurusu için gerekli olan belgeler:
- Elektronik imza başvuru formu ile Nitelikli Elektronik Sertifika Kullanıcı Taahhütname belgesi
- Üzerinde geçerli bir T.C. kimlik numarası bulunan nüfus cüzdanı, ehliyet ya da pasaport gibi geçerli bir kimlik belgesi
- Son 6 ay içerisinde temin edilen Ticaret Odası Faaliyet Belgesi
- İmza Sirküleri
Yukarıda yer alan bu belgelerin eksiksiz bir şekilde tamamlanması gerekmektedir. Eksik bir belge durumunda elektronik imza başvurusu tamamlanamamaktadır.
Elektronik İmza Nasıl Yenilenir?
Elektronik imzaların başvurulduğu tarihten itibaren belirli bir kullanım süresi bulunmaktadır. Bu sürenin tamamlanmasının ardından elektronik imzanın yenilenmesi gerekmektedir. Yenileme işlemi için hali hazırda hizmet alınan Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı ile irtibata geçilebilmektedir. Ayrıca tercih edilmesi durumunda başka bir yetkili servis sağlayıcısı ile de irtibata geçilerek elektronik imza yenileme işlemi yapılabilmektedir. Yenileme işlemi yapılırken, sizden bir onay alınmaktadır. Bu onay, kullanılan e-imza aracılığı ile verildiği için yenileme işleminin kullanım süresi dolmadan yapılması önerilmektedir.
e-İmza Ücreti Ne Kadardır?
Elektronik imza başvuruları yıllık, iki yıllık veya üç yıllık olacak şekilde yapılabilmektedir. Bu uygulamanın ücretleri her yıl devlet tarafından belirlenmektedir. Güncel elektronik imza ücretlerine buradan ulaşılabilmektedir.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/yansitma-fatura-nedir-nasil-kesilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
