Ticaret hayatında yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması gerekmektedir. Alınan ya da satılan bir mal veya ürüne ait faturaların düzenli bir şekilde düzenlenmesi veya saklanması önerilmektedir. Bu kapsamda birbirinden farklı anlamlara sahip olan çeşitli fatura tipleri bulunmaktadır. Yansıtma faturası da ticari hayatta en çok kullanılan ve bir o kadar da merak edilen fatura tiplerinden biridir. Birçok tanımı olmasına karşın, en basit anlatım ile söz konusu fatura; bir mal veya hizmet bedelinin ödeyen tarafın, bu işlem bedelini asıl muhatabına yansıtma ihtiyacını karşılamak amacı ile kesilen faturadır. İlgili fatura, iki taraf arasında yapılan ticari anlaşmalarda masraf dağılımlarında yapılan hataların veya yanlış fatura düzenleme gibi problemlerin önüne geçilmesini sağlamaktadır.
Şirketlerin yaptıkları her türlü harcama ya da aldıkları her türlü ödeme, muhakkak resmi olarak kayıt altına alınmalıdır. Bu kayıtlar hem vergi hukuku hem de ticari hukuk açısından büyük bir önem arz etmektedir. Vergilendirme konusunda faturalar son derece önemli bir araç olduğu için devlet tarafından bu gibi resmî belgelerin eksiksiz bir şekilde düzenlenmesi ve korunması istenmektedir. Söz konusu fatura, bir şirketin hem vergilendirilmesi hususunda hem de en ufak bir anlaşmazlık hususunda hakkını arayabilmesi açısından son derece önemlidir. Bu sebeple yazımızın devamında yansıtma faturasının önemi, örnekleri, muhasebe kaydı ve kesilirken nelere dikkat edilmesi gibi önemli bilgiler yer almaktadır.
Yansıtma Faturası Önemi
Satışı yapılmış olan bir hizmet veya ürünün satış bedelinin asıl sahibine yansıtılması amacı ile düzenlenen belgelere yansıtma faturası denir. Bu fatura türünde, ödemeyi yapacak olan kişi ile faturada adı geçen kişinin aynı olması gerekmektedir. Yansıtma faturası nedir? Sorusunun yanıtının öğrenilmesinin ardından, taraflar bu faturanın ne kadar önemli olduğunun bilincine varabilmektedir.
İlgili faturanın önemi, masrafların doğru kişiye aktarılması ve muhasebe kayıtlarında oluşabilecek hataların önüne geçilmesini sağlamasıdır. Bu özelliği sayesinde birçok sektörde ve alanda kesilebilmektedir. Tüm bunların haricinde faturanın taraflar arasındaki anlaşmazlığın oluşmasını gidermede de etkisi oldukça büyüktür.
Yansıtma Faturası Örnekleri Nelerdir?
Yansıtma faturası örnekleri incelendiğinde en çok karşılaşılan sektör hiç şüphesiz ki sigortacılık sektörüdür. Sigorta şirketi yansıtma faturası, genellikle kazalar sonrasında kasko firmaları tarafından düzenlenmektedir. Kaskolu bir aracın karıştığı kaza sonrasında yetkili bir serviste yapılan tüm tamir işlerinden sonra, aracı hasar görmüş kişiye bir fatura kesilir. Söz konusu olan bu fatura, yetkili servis tarafından belirlenen ürün ve hizmet bedelinin direkt olarak sigorta şirketine yansıtılmasını amaçlamaktadır. Bu sebeple de kasko firması tarafından sigorta şirketine bir fatura düzenlenmektedir.
Fatura, muhasebe kayıtlarının düzenli tutulmasının yanı sıra taraflar arasında ticari bir anlaşmazlık çıkmasını da önlemektedir. Örneğin; ticari faaliyet amacıyla bir araç kiralandığında, ürünün alıcıya ulaşmasını kapsayan kiralama ücretinin yanı sıra aracın yaktığı yakıtın karşılanması üzerine de anlaşma yapılabilir. Böylelikle iş sonunda araç kiralamanın yanı sıra akaryakıt sektöründe de ilgili fatura düzenlenebilmektedir. Söz konusu fatura bir dekont ya da sıradan bir makbuz gibi düzenlenmemektedir. Tüm bunların haricinde ilgili işlem, e-fatura olarak da hazırlanabilmektedir. Bunun için her iki taraftan biri için e-fatura zorunluluğu bulunmaktadır.
Yansıtma Faturası Ne Zaman ve Hangi Durumlarda Kesilir?
Yansıtma faturası muhasebe kaydı, ürün veya hizmetin alınması itibari ile düzenlenmelidir. Bu faturanın düzenlenmemesi hem vergi hukuku hem de ticari hukuk bakımından birtakım sorunları beraberinde getirebilmektedir. Karşı taraf adına gerçekleştirilen bir masrafın belgelendirilmesini amaçlayan fatura, vergi hukuku açısından doğru beyanda bulunulmadığını göstermektedir. Aynı zamanda ödenen bu bedelin faturalandırılmaması, ticari hukuk açısından da yasal olarak hakların aranamamasına yol açabilmektedir. İlgili faturanın normal fatura olarak düzenlenmesi de hem yasal sorunlara hem de maddi problemlere sebep olabilmektedir.
Yansıtma Faturası Kesilirken Nelere Dikkat Edilmeli?
İş akışlarında ilgili fatura düzenlenirken birtakım hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Dikkatli ve özenli bir şekilde düzenlenmesinin yanı sıra zamanında düzenlenmesi de birçok problemin önüne geçilmesinde etkili olabilmektedir. Bunlar aşağıdaki gibidir:
- Faturada bulunan ürün ya da hizmet bedeli ile asıl faturadaki bedelin aynı olması gerekmektedir.
- İlgili işlem, asıl fatura ile muhafaza edilmelidir.
- Fatura üzerinde açık ve belirgin bir şekilde “yansıtma faturası” ibaresi yer almalıdır.
- Faturaya konu olan ürün veya hizmete ait bilgiler açıkça belirtilmelidir.
Yansıtma Faturası Muhasebe Kaydı Nasıl Olmalı?
İlgili faturanın muhasebe kaydı yapılırken birçok husus üzerinde durulması gerekmektedir. Muhasebe kayıtlarında, bir şirketin yaptığı bir harcamanın gider olarak gösterebilmesi için ortada gerçek bir harcama bulunmalıdır. Yansıtma faturası ise söz konusu bedelin karşı taraftan alınması sebebi ile gider olarak gösterilmesi mümkün değildir. Fatura düzenlenirken, fatura toplamına ilave olarak KDV eklenmesi, bu konuda yapılan en büyük hatalardan biridir. Muhasebe kaydı tutulurken, ortada gerçek bir harcama olmadığı için şirket kayıtlarına gider olarak girilmesi doğru değildir. İşletmelerin her türlü faturayı kayıt altına alması ve muhafaza etmesi gerekmektedir. Tüm faturalarda olduğu gibi bu faturalar da resmî belge konumunda olduğu için özenle saklanmalıdır.
Fatura düzenlenmesi ve kaydedilmesi hususunda artık teknolojinin büyük bir hızla ilerlemesi ile şirketlerin iş yükünü hafifletici çözümler de beraberinde geliştirilmektedir. DİA yazılım tarafından geliştirilen ön muhasebe programı ile e-fatura zorunluluğu olan mükellefler hızlı bir şekilde e-faturaya geçiş yapabilmektedir. Ayrıca önemli muhasebe kayıtlarının da bulut ortamında güvenli bir şekilde muhafaza etmek de mümkündür. DİA yazılım tarafından hayata geçirilen başarılı teknolojik çözümler ile tüm fatura tipleri hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenebilmektedir. Basit bir arayüze sahip olması sebebi ile hemen herkes tarafından rahatlıkla kullanılabilmektedir.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/e-fatura-ile-kobilerin-dijital-donusumu/ linkinden ulaşabilirsiniz.
