Benzetmek gerekirse bir işletmenin resmi kayıtlardaki adı, evraklara işlenmesi zorunlu olan ismine fatura ünvanı denir. Şirketler kuruluş aşamasında birçok ayrıntıyı düşünür. İşletmenin hedefleri, planları ve yönteminin ardından şirket ismi de bu aşamada belirlenir. Yaratıcı ve yapılan işi anlatılan bir şirket ismi kritik önem arz eder. Bu isim ofis tabelalarına, dükkanlara yansır ancak fatura ünvanına tam olarak böyle yansımaz. Fatura düzenlenirken bu isim yanında “limited şirketi” ve “anonim şirketi” gibi bazı kavramlarla beraber kullanılır. Özetlemek gerekirse “fatura ünvanı nedir?” sorusuna işletmelerin resmi evraklar üzerinde kullanılması zorunlu olan ismi olduğu cevabı verilebilir.
Fatura Ünvanının Önemi
Fatura ticari işlerin her anında olmazsa olmaz bir evraktır. Alıcı taraf da satıcı taraf da faturalarını düzenli ve doğru şekilde kesmeli, bu faturalar eksiksiz şekilde muhasebe kayıtlarına işlenmelidir. Ticari süreç açısından önem arz eden bu evrakın üzerinde yer alan fatura ünvanları da bir o kadar önemlidir. Birkaç maddeyle fatura ünvanının önemini sıralayalım:
- Resmi İşlemler ve Takip: Fatura ünvanları, işletmenin veya bireyin resmi kimliğini belirler. Vergi kayıtları, muhasebe işlemleri ve diğer resmi işlemler için bu bilgiler önemlidir. Doğru bir şekilde belirtilmesi, işlemlerin takibini kolaylaştırır ve yasal gerekliliklerin yerine getirilmesine yardımcı olur.
- Muhasebe ve Vergi İşlemleri: Fatura ünvanları, işletmenin muhasebe kayıtlarında kullanılan bir bilgidir. Vergi beyannameleri gibi yasal gerekliliklerde bu bilgiye eksiksiz ve hatasız olmalıdır.
- Müşteri İlişkileri ve Güven: Müşteriler, aldıkları ürün veya hizmet için doğru bir fatura almak isterler. Fatura üzerinde eksik veya hatalı bilgi olması, müşteri güvenini zedeleyebilir.
Bireysel Fatura Ünvanı Nedir?
Fatura ünvanları sadece şirketler ve işletmelere özel değil müşterilerin de birey olarak resmi evraklarda kullandığı isimlerdir. Bu isimlere de “bireysel fatura ünvanı” denir. Bu ünvan bir kişinin adını, adresini ve kimlik bilgilerini içerir. Bireysel fatura ünvanları sayesinde alıcılar ürünlerin faturalarında kendi isimlerine oluşturulmuş resmi evrak elde ederler. Satın alım sonrası yaşanabilecek her türlü problemde bu evrak kullanılır.
Bir Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Fatura yapılan ticari işlemin resmi kayıtlı evrakıdır. Bu belge alıcıyı da satıcıyı da korurken muhasebe kayıtlarına işlenerek vergilendirme sürecini de başlatmış olur. Satıcı tarafın oluşturduğu faturalarda olması gereken bilgileri maddeler halinde şöyle sıralayabiliriz:
- Fatura tarihi: Faturanın düzenlendiği tarih fatura üzerinde mutlaka olması gereken bilgilerden biridir.
- Fatura numarası: Faturanın kimlik numarası olarak da düşünülecek bir başka yerde kullanılmamış numarası.
- Satıcı ve alıcı bilgileri: Satıcının ve alıcının fatura ünvanı bu bölgede ayrıntılı bir biçimde yer alır. Adres, vergi kimlik numarası gibi önemli bilgiler de faturada mutlaka bulunmalıdır.
- Ürün veya hizmet bilgileri: Satılan ürün veya sağlanan hizmetin ayrıntılı biçimde açıklaması faturanın üzerinde olması gerekenler arasındadır.
- Toplam tutar: Fatura üzerinde belirtilen tüm ürün veya hizmetlerin toplam tutarı.
- Vergi bilgileri: Vergi tutarı ve vergi oranı (KDV gibi).
- Toplam Ödenecek Tutar: Ürün ve hizmetlerin üzerin vergilerin de eklendiği toplam ödenecek tutar.
- Teslimat Bilgileri: Ürün ve hizmetlerin teslimat adresi ve tarihleriyle alakalı bilgiler.
- Ödeme Detayları: Ödeme yöntemi ve banka hesap numarası gibi bilgiler.
- Açıklamalar: Fatura ile ilgili ek bilgiler veya notlar.
Fatura Ünvanında Nelere Dikkat Edilmelidir?
İşletmelerin kimliğini yansıtan fatura ünvanlarında dikkat edilmesi gereken bazı önemli hususlar vardır. Öncelikle bu ünvanın doğru ve eksiksiz olması gerekir. İşletmenin resmi adı ve adresi hatasız bir biçimde belirtilmelidir. Vergi ve yasal gereklilikler açısından doğru olmalıdır. Bu bağlamda vergi numarası da fatura ünvanında yanlış olmamalıdır. İşletme veya bireyin bilgileri güncel olmalıdır. Adres veya iletişim bilgilerinde bir değişiklik olduğunda bu bilgiler hızlı bir şekilde güncellenip faturalara öyle yazılması gerekir.
E-Faturaya Geçiş ve Fatura Ünvanı
Faturalarda bulunması gerekli olan bilgiler eski dönemde elle yazılıyor, fatura koçanları tükenmez kalemlerle dolduruluyordu. Yıllarca bu yöntemle hazırlanan faturalarda eksik bilgiler, okunması zor yazılar, silinen önemli bilgiler oluştu. Hem alıcı hem de satıcı tarafında problemlere yol açan bu durumlar e-fatura geçiş zorunluluğu sonrası ortadan kalktı. Çünkü teknolojik ortamda hazırlanan faturalarda artık el yordamıyla yapılabilecek hatalar en aza indirildi. Bilgilerin bilgisayar sistemlerinden otomatik şekilde doldurulmasıyla hatalar azaldı. E-fatura zorunluluğu işletmeleri büyük hatalardan kurtaran bir yenilik oldu. İşletmeler bu geçiş sürecinde zorlandılar ancak kendilerine yardımcı olan platformlar sayesinde yazılı evraktan teknolojik faturaya geçiş süreci daha sancısız oldu. Örneğin DİA Yazılm platformu da sağladığı hizmetlerle işletmelerin e-fatura geçiş döneminin en kısa sürede sorunsuz bir biçimde olmasına yardımcı oldu.
Teknolojiyle hazırlanan yeni dönem faturalarında fatura ünvanında yapılan hatalar da en aza indirilmiş oldu. Sistemde hali hazırda kayıtlı olan ünvanlar doğrudan faturaların üzerindeki yerini aldı. E-fatura ünvan sorgulama sistemi sayesinde ünvanlarda yapılan küçük harf hatalarını gidermek eski döneme göre çok daha kolay hale geldi. Firmalar e-fatura ünvan değişikliği yapmak isterse e-fatura ünvan değişikliği dilekçesi ile birlikte ünvanlarını zorlanmadan değiştirebilme imkanına sahip. Bu sayede fatura oluşturulurken daha az hata yapıldığı için işletmeler ve bireyler satın alım ve sonrasında süreçleri daha kolay yönetebilir hale geldi. Daha da önemlisi müşteri ve satıcı arasındaki güven problemi de ortadan kalkmış oldu.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/e-fatura-ozel-entegrator-degisikligi-nasil-yapilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
