Proforma fatura, ticari faaliyet süreci tamamlanmadan önce müşteriyle paylaşılan ön satış belgesi niteliğindeki taslak faturadır. Faturadan farkı, henüz teslim edilmeyen ürün ya da hizmetlere yönelik taahhüt içermesidir. Ayrıca tamamlanacak işi ya da gönderilecek olan ürünlerin her birinin miktar ve onlar için alacağınız fiyat gibi önemli detayları kapsar. Kararlı olan alıcıya önceden verildiğinden dolayı alıcı ve satıcı tarafın sözleşme aşamasında aynı fikirde olmalarına olanak sağlar.
Proforma ve ticari faturalar birbirleriyle benzer nitelikte olsalar da her birinin işleyişi aslında farklıdır. Bu tipteki faturalar, ödeme talebinden ziyade fiyat teklifi içerdiği için taraflar arasında muhasebe amaçlı olarak kullanılmaz.
Sipariş belirlendikten sonra ürün ya da hizmeti sağlayan kişi tarafından müşterileriyle paylaşması için proforma fatura hazırlamak mümkündür. Müşterinin de incelediği belgenin uygun olması halinde şartlar kabul edebilir ya da yeni şartlar üzerinde müzakere edebilir.
Şartların her iki tarafça kabul edilmesi halinde süreç başlayabilir. Eğer bir işletmeniz varsa veya serbest olarak çalışan bir mükellefseniz kendi proforma faturanızı oluşturabilirsiniz. Dilerseniz uygulamalar üzerinden bir şablon da kullanabilirsiniz.
Proforma Fatura Nedir, Ne İşe Yarar?
‘’Proforma fatura nedir?’’ sorusunun yanıtı, mükelleflerin ticari faaliyetleri sürecinde birbirleri arasındaki iletişimi uygun şekilde anlayabilmeleri açısından önemli bir detaydır. Birçok avantaj sunan bu belge, işin temel kapsamını belirleyebilmek için özel bir araçtır.
- Satın alım onaylanmadan önce hem alıcı hem de satıcı arasındaki satış sürecini kolaylaştırmayı sağlar.
- Teslim tarihinden fiyata, ürünün miktarından detayına kadar alışveriş özelinde belirlenen şartları özetlemesi yönüyle şeffaflık vadeder.
- Teklif amacıyla tercih edilebilir. Satın alım işleminin kurum içinde onaylanabilmesi açısından alıcıların ihtiyacına yanıt verir.
- Pazarlık yapmak ya da sipariş kapsamında herhangi bir değişiklik gerçekleştirmek için tercih edilebilir.
- Hem daha iyi hem de uzun soluklu müşteri ilişkileri kurulmasını destekler.
- Ürünün değeri, ağırlığı, paketleme veya nakliye masrafları gibi herhangi bir gönderiye proforma fatura eklemeniz durumunda uluslararası ithalat ve ticaretler de kolaylaşır.
Proforma Fatura ile Fatura Arasındaki Farklar
Proforma fatura ile fatura arasındaki en bariz fark, ilkinin ödemeye dair bilgileri içermiyor olmasıdır. Bunun nedeni söz konusu belgelerin sipariş tamamlanmadan önce yaklaşık bir maliyet belirlemek için kullanılmasıdır. Bu sebeple çoğu zaman banka hesabı ya da kredi kartı bilgileri gibi herhangi bir ödeme detayını içermez.
Normal faturalar, siparişin tamamlanmasını takiben gönderilir ve satın alınan ürünün ne olduğu ile ne kadar ödeneceğini özetler. Kısacası müşterilerin siparişleri özelinde ödemelerini yapabilmeleri için gerekli olan tüm ödeme detaylarını içerir. Vergi ya da muhasebe gibi amaçlara yönelik normal bir fatura kullanılabilir ancak proforma kullanılamaz. Kesinleşmiş olan faturalarla aynı yasal geçerliliğe sahip olmadığı için müşterilerin yasal olarak belgede yer alan fiyatı ödeme yükümlülükleri yoktur.
Proforma Fatura Ne Zaman Düzenlenmelidir?
Herhangi bir müşterinin, vermiş olduğunuz hizmete dair sizden siparişi taahhüdü almasından hemen sonra bir proforma fatura düzenlemek mümkündür. Böylece taraflar satın alım öncesinde tüm maliyet ve ödeme takvimi konusunda bilgi sahibi olmuş olur.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
Hazırlama aşamasında proforma faturanın içeriğinde nelerin yer alması gerektiğine dair belirlenmiş maddeler yoktur. Bununla beraber belgeyi oluşturulurken aşağıdaki bilgilere yer verebilirsiniz;
- Belgenin üzerinde herhangi bir yerde “proforma fatura” ibaresi
- Faturanın oluşturulma tarihi
- Faturanın son kullanım tarihi
- Toplam tutar
- Ödeme koşulları ve detayları
- Alıcıya dair bilgiler
- Satıcıya ait firma bilgileri
- Ürün ya da hizmet bilgisi
- Miktarı ve birim başına maliyeti
- Teklifin kaç gün geçerli olduğu
- İndirim ya da kampanya bilgisi
- Vergiler, teslimat ücretleri gibi ek gider kalemleri
Yukarıdaki bilgilere sahip olduğunuz takdirde, herhangi bir elektronik tablo programı desteğiyle söz konusu belgeyi hazırlayabilirsiniz. Üstelik tercihinize göre tüm bilgileri kolaylıkla biçimlendirebilirsiniz. Sonrasında da müşteriye ulaştırmak üzere e-posta ile gönderebilmek veya yazdırmak için belgeyi PDF şeklinde kaydedip arşivleyebilirsiniz.
Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?
Düzenleme işleminde antetli kağıt tercih edilir. İstenirse bu tip faturayı oluşturabilmek için hazır bir şablondan da yararlanılabilir. Öncelikli olarak faturanın bir yerine belgenin proforma fatura olduğunu belirten bir ibare yazılır. Sağ üst alana proforma numarası, sol üst tarafa ise hem satıcının ticari ünvanı hem de iletişim bilgileri girilir. Tüm bilgilerin altına da alıcının bilgileri eklenir. Sayfanın orta bölümünde de yukarıda belirttiğimiz ürün ya da hizmete dair geniş bilgilere yer verilir.
Hayatımızın pek çok alanında vazgeçilmez hale gelen dijitalleşme, iş hayatının da ayrılmaz bir parçası olmuştur. Kurumların işleyişlerini bu değişime adapte etmesi ve süreçlerini hızla dijitalleştirmesi operasyonel anlamdaki yüklerden, maliyetlerden, vakit kaybından kaçınmalarına da önemli ölçüde destektir.
E-fatura zorunluluğu da bu anlamda birçok avantajı da beraberinde getirmektedir. Bu uygulama; formatları ve standardı GİB tarafından belirlenen, bir faturada bulunması gereken tüm bilgileri içeren, hem satıcı hem de alıcı arasındaki iletişimin de GİB üzerinden gerçekleştirildiği dijital bir belgedir.
E-fatura mükellefi olanların online fatura kesme yetkisi vardır. Bu kapsamda 2022 yılıyla sonraki dönemler bazında brüt satış ciro tutarı 3 milyon TL ve üzerinde olan, zorunlulukları karşılayan mükellefler; bu işlemi kolaylıkla gerçekleştirebilirler. Matbu düzenleyen ya da herhangi bir firma kurarak elektronik fatura kesmek isteyen mükelleflerin tamamı bu uygulamaya hızlı şekilde geçebilirler.
E-fatura uygulamasında kaydı bulunan mükelleflerin, hem alıp sattıkları ürünleri hem de sundukları hizmetleri e-fatura biçiminde göndermeleri ve almaları zorunludur. DİA ile e-faturaya geçiş süreci çok kolaydır. Bunun için mükellefler veya sisteme geçiş yapmak isteyen işletmeler, aşağıdaki 3 yöntemi izleyebilir;
- GİB Portal kullanma
- GİB’le entegrasyon gerçekleştirerek işletmeye ait halihazırda kullanılan programla sürece devam etmek
- GİB özel entegratörü seçmek
E-Fatura’ya geçerken izlenmesi gereken detaylar şunlardır;
- Elektronik fatura kesebilmek için öncelikle bu uygulamaya geçilmelidir. Sisteme dahil olabilmek için TÜBİTAK’tan mali mühür satın alınmalıdır. TÜBİTAK tarafından başbakanlık adına hazırlanmış olan mali mühür olmadan bu belgeyi kesmek mümkün olmamaktadır.
- Mali mühür sertifikası 3 yıllık oluşturulur. Sertifika fiyat detayları ise şunlardır:
Mali mührün bedeli;
- Tüzel kişiler için (500 TL + KDV) 590,00 TL
- Gerçek kişiler için (350 TL + KDV) 413,00 TL’dir.
- Eğer şahıs firması olarak hizmet veriyorsanız başvurunuzu e-imza aracılığıyla da yapabilirsiniz.
Uygulamaya dahil olan kullanıcılar, sistemde yer alan kayıtlı haldeki kullanıcılara e-fatura gönderebilirler ya da alabilirler. Mevcut e-faturaları dijital ortamda saklayarak dilediklerinde ibraz edebilirler. Türkiye’nin bulut tabanlı muhasebe programlarının popüler markası olan DİA Yazılım, GİB özel entegratörü olarak hizmet vermektedir. Daha detaylı bilgi almak için bizimle hemen iletişime geçebilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/e-fatura-nasil-iptal-edilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
