E-fatura zorunluluğu ile birlikte ülkemizde her işletme artık kayıtlarını, evrak düzenlemelerini bilgisayar ortamındaki programlardan yapılmaktadır. Burada e-faturanın avantajları arasında ilk öne çıkan faktör faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve bilgisayar formatında kaydedilmesidir. Böylece yıllardır devam eden elde evrak düzeninde yaşanan sorunların önüne geçen bu yenilikçi sistem, küçük işletmeler için de büyük kolaylık sağlar.
Küçük işletmeler için e-faturanın avantajları yalnızca evrakların bilgisayar ortamında kayıt altında olması olarak gösterilemez. Bahsettiğimiz işletmeler için küçük maliyetler bile önemlidir. Burada da evrak masrafının önüne geçilmesi o işletme için önem arz eder. Hataların bu sistemlerle aza inmesiyle bu tarz işletmelerde sıkça görülen basit hatalar artık ortadan kalkmış oldu. Peki, e-faturanın avantajları arasında başka neler yer almakta? Gelin bu sorunun cevabını yazımızda birlikte keşfedelim.
Küçük İşletmeler İçin E-Fatura Kullanımının Önemi
Küçük işletmelerin E-fatura portal kullanımı E-arşiv fatura ile işlemlerini yürütmesi o işletmenin geleceği ve işlerinin eksik kayıt olmadan yürümesi için oldukça önemlidir. E-faturanın avantajları küçük işletmeler için epey fazladır. Öncelikle rekabet avantajı elde etmelerine yardımcı olur. Verimlilik açısından bakıldığında da e-fatura sistemi küçük işletmeler için önem arz eder. Bilindiği üzere küçük işletmeler daha az çalışanla işlerini yürütür. Bu doğrultuda evrak takibi yapacak, evrak arşivleyecek bir personel bulunmayabilir. Ancak e-fatura sisteminde evrakı arşivlemeye, kağıt faturayı saklamaya gerek yoktur. Bu bakımdan küçük işletmeler için e-faturanın avantajlı olduğunu söylemek mümkündür.
E-Faturanın Küçük İşletmelere Sağladığı Faydalar
Çeşitli işletmelerin ihtiyaçları göz önüne alındığında e-faturanın avantajları epey fazladır.
Özellikle küçük işletmeler adına maliyet yönünün düşük olması oldukça kritik. İşletmenin çalışma sistemine yaptığı katkılar da düşünüldüğünde E-fatura küçük işletmeler adına çok daha avantajlı bir kullanım ağına sahip olur. Bu sistemi kullanırken küçük işletmeler doğru platformlarla çalıştıkları takdirde işletmelerini yürütmeleri çok daha kolaydır. Bu bağlamda ülkemizde hizmet veren DİA Yazılım platformu bünyesinde bulunan binlerce işletmeye bu hizmeti kolay, hızlı ve yüksek performansla sağlayarak işletmelerin eli kolu oluyor. Peki, e-faturaya geçiş işletmelere ne gibi avantajlar sunar? Bunları özetle aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
- Zaman Tasarrufu
- Maliyet Azaltma
- Daha İyi Nakit Akışı Yönetimi
- Yasal Uyumluluk
- Hata Azaltma
- Çevresel Sürdürülebilirlik
- Kullanım Kolaylığı ve Erişilebilirlik
- Güvenlik ve Gizlilik
1. Zaman Tasarrufu
E-faturaların avantajlarından biri de zamandan kazandırdıklarıdır. Otomatik işlenmesi, manuel veri girişi gereksinimini azaltır. Bu da işletme personelinin zamanını diğer işlere odaklamasına olanak tanır. Eski usul evrak düzeninde bir personelin bütün zamanını muhakkak evrak düzenlemeye ayırması gerekirdi. Bu da bir diğer işleri aksatabilecek bir sorun olarak görülebilirdi. Ancak teknolojinin kazandırdığı e-fatura avantajı ile personelin zamanı diğer işlere ayrılmak üzere kendine kalmış oluyor. Çünkü sistem el yordamıyla yapılan kayıttan çok daha kısa sürede evrak oluşturma işlemini gerçekleştiriyor.
2. Maliyet Azaltma
Küçük işletmeler için maliyetlerin azaltılması, e-faturanın avantajlarından en önemlisidir. Geleneksel kağıt faturalara göre e-fatura kullanımı, basım, posta ve arşivleme maliyetlerini azaltır. Bu, işletmenin operasyonel giderlerini düşürerek karlılığı artırır.
3. Daha İyi Nakit Akışı Yönetimi
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) hayata geçirdiği zorunlu e-fatura sistemi ile birlikte büyük küçük işletme fark etmeksizin bu sistemlerle evrak oluşturabilir. Bu da küçük işletmelerin nakit akışlarını daha iyi yönetmelerini sağlar. Çünkü e-faturanın avantajları sayesinde kaybolan, unutulan bir evrak olmaz. Her evrak bilgisayar ortamında kayıtlı olunca sistemi kontrol edip yönetmek daha da kolaylaşıyor.
4. Yasal Uyumluluk
Elektronik fatura sistemi ile yasal düzenlemelerden geri kalmak mümkün değildir. E-faturanın avantajları sayesinde evrak düzenlenirken bir hata yapılması oldukça zordur. Çünkü E-fatura sistemleri genellikle yasal düzenlemelere uygun olarak tasarlanır ve veri güvenliğini sağlar. Bu da işletmenin yasal gerekliliklere uyumunu kolaylaştırır. Sıklıkla güncellenen bu sistemler yeni gelen kanun ve yönetmeliklere uygun şekilde evrak üretilmesini sağlar.
5. Hata Azaltma
E-faturanın avantajlarından biri de hata payanın eski sistemlere göre çok daha düşük olmasıdır. Otomatik veri girişi ve doğrulama süreçleri sayesinde, geleneksel kağıt faturalarda oluşabilecek hataların sayısı azalır. Bu durum her anlamda işletmenin işini kolaylaştırır. Olası hatlardan dolayı yaşanması muhtemel sorunların önüne geçilir. Oluşabilecek maddi yollu zararların önüne geçer. İşletme süreçleri daha hızlı hale gelir.
6. Çevresel Sürdürülebilirlik
E-faturanın avantajlarını sayarken yalnızca küçük işletmelere olan faydalarından bahsedemeyiz. Çevreye de bir faydası olduğu kesin. Çünkü evrak kayıt sistemi eski usuldeyken her bir evrak mutlaka bir kağıt demekti. Ne kadar çok evrak oluşturulursa o kadar çok kağıt kullanılmış olurdu. Ancak teknolojik evraklar kağıt formatında olmak zorunda değil. Tabii ki gerekli durumda bilgisayardaki evrak da yazıcı kullanılarak kağıda dökülebilir, ancak buna gerek olmayan durumlarda kağıt israfının önüne geçen bir sistem olduğu aşikardır. Çevresel sürdürülebilir bir sistem olmasıyla e-fatura işletmelere olduğu kadar dünyaya da faydalı bir sistem.
7. Kullanım Kolaylığı ve Erişilebilirlik
Elektronik fatura kullanımı bir kere öğrenildiği zaman çok daha kolay bir uygulama aşamasına sahiptir. Hatta işletmelerin bazıları bu programları kullanmak için personel ayırmayabiliyor. Çünkü işletme sahipleri bu kolay sisteme her yerde erişebilir durumda olduğu için kendi evrakını kendisi oluşturabiliyor. Kolay ulaşım ve basit uygulama sayesinde işletmenin avantajları artıyor.
8. Güvenlik ve Gizlilik
Güvenlik konusu işletmeler için önem arz eder. E-faturanın avantajlarını sıralarken güvenlikten bahsetmemek ise mümkün değil. Çünkü kendi veri koruma sistemleri sayesinde güvenlik alanında eski usul evrak kayıt düzeninden çok daha güvenilir olan bu sistem sayesinde işletmelerin aklı arkada kalmadan sistemlerini işletebiliyor.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/yurt-disina-e-fatura-kesilebilir-mi/ linkinden ulaşabilirsiniz.
