Teknolojinin büyük bir hızla gelişmesiyle birlikte iş dünyasındaki firmalar da bu dijitalleşme yolunda büyük adımlar atmaya başlamaktadır. E-Arşiv ve e-fatura farkı da bu kapsamda firmaların teknoloji ile buluşarak işlemlerini kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirebilmesini sağlamaktadır. E-Arşiv ve e-fatura farkı da bu doğrultuda en çok merak edilen konulardan biri olmaktadır. “E-Fatura nedir?” sorusuna en yalın ifade ile bir mal ya da hizmet satan firmalar, satış bedeli ve diğer önemli bilgilerin yer aldığı kâğıt faturayı artık e-fatura aracılığı ile elektronik ortamda düzenleyebilmesi yanıtını vermek mümkündür. E-arşiv ise e-fatura mükellefi olmayan son kullanıcılara düzenlenen bir elektronik fatura türüdür. E-Arşiv ve e-fatura farkı mutlaka bilinmeli ve bu elektronik faturaların özelliklerine göre doğru bir şekilde düzenlenmelidir.
E-Arşiv Faturanın Özellikleri Nelerdir?
E-Arşiv ve e-fatura farkını açıklarken “E-Arşiv nedir?” sorusunu cevabı bilinmelidir. E-Arşiv fatura ve e-fatura uygulamasına geçmemiş olan ve son kullanıcı olan kişilere düzenlenmektedir. Bir nüshası saklanabilen e-arşiv fatura, GİB tarafından hazırlanan e-arşiv portal aracılığı ile ya da yetkilendirilen özel entegratörler aracılığı ile düzenlenebilmektedir. E-Fatura mükelleflerine düzenlenen faturaların haricinde geri kalan tüm faturalar e-arşiv olarak kesilebilmektedir.
E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar
GİB tarafından belirlenen koşulları karşılayan mükelleflere e-fatura zorunluluğu getirilmiştir. E-Fatura mükellefi olan kişiler, hızlı ve kolay bir şekilde elektronik ortamda faturalarını düzenleyebilmektedir. Bu kapsamda “e-arşiv ve e-fatura kimlere kesilir?” Sorusuna yanıt ararken, bu iki fatura tipi arasındaki farkların da bilinmesi son derece önemlidir. E-Arşiv ve e-fatura farkı en basit ifade ile şu şekilde özetlenebilmektedir:
| E-Fatura | E-Arşiv |
| E-Fatura kullanan firmalar arasında elektronik ortamda fatura alınıp gönderilmesini sağlamaktadır. | E-Fatura mükellefi olmayan kurum veya kişilere faturanın elektronik ortamda gönderilmesi ve saklanmasını sağlamaktadır. |
| Kurumlar arası fatura gönderimlerinde kullanılır ve bu işlemlerin gerçekleşmesine büyük bir hız kazandırır. | Bir ürün ya da mal satışı sonrasında, son kullanıcıya elektronik ortamda faturanın hazırlanması ve gönderilmesini sağlamaktadır. |
| Düzenlenen her bir e-fatura ilk olarak GİB’e gönderilmektedir. GİB, bu faturaların gönderilip alınmasına olanak tanıyan gönderim merkezini kendi himayesinde tutmaktadır. | Düzenlenen her bir e-arşiv fatura, günlük olarak GİB sistemine raporlanmaktadır. Genellikle bu raporlamalar özel bir entegratör aracılığı ile yapılmaktadır. |
| E-Faturaya geçme zorunluluğu olan ya da olmayan herkes bu elektronik fatura tipini kullanabilmektedir. E-Fatura kullanıcıları aynı zamanda e-arşiv sistemine de kaydolarak tüm müşterilerine faturalarını elektronik ortamda düzenleyebilmektedir. | İsteyen her firma, e-fatura mükellefi olmadan da e-arşiv uygulamasına geçiş yapabilmektedir. |
| E-Fatura üzerinde zaman damgası bulunmamaktadır. | E-Arşiv üzerinde zaman damgası bulunmaktadır. |
| E-Faturaya geçiş yapıldıktan sonra kâğıt fatura alınması ve düzenlenmesi yasaktır. | E-Arşiv mükellefleri dilerlerse bu faturaların kâğıt çıktılarını da alabilmektedir. |
E-Fatura Yerine E-Arşiv Kesilirse Ne Olur?
E-Fatura mükellefi olan firmalar, karşı muhatapları eğer e-fatura mükellefi değil ise onlara e-arşiv fatura düzenleyebilmektedir. Fakat e-arşiv ve e-fatura farkında dikkat edilmesi geken noktalar vardır. Bu bağlamda karşı muhataplar da e-fatura mükellefi ise mutlaka e-fatura düzenlenmelidir. Aksi takdirde faturayı düzenleyen tarafa birtakım para cezası uygulanmaktadır. Yanlışlıkla e-arşiv fatura düzenlenirse, bu fatura iptal edilmeli ve yeniden e-fatura olacak şekilde düzenlenmelidir. GİB tarafından bir faturanın düzenlenmesi için 7 günlük bir yasal süreç tanınmıştır. Bu süre zarfında düzenlenmemesi durumunda e-arşiv kayıt altına alınmaktadır. Sisteme kaydedilen e-arşivin iptal edilmesi söz konusu olmamak ile birçok yaptırımlar da meydana gelebilmektedir.
E-Faturadan E-Arşiv’e Geçiş Olur Mu?
Günümüzde e-arşiv ve e-fatura farkı konusunda soruları bulunan kişiler için e-faturadan e-arşive geçiş yapılıp yapılmayacağı da bir hayli merak edilmektedir. Bu elektronik uygulamaların ilk yürürlüğe girdiği dönemlerde, kullanıcıların ilk önce e-fatura sistemine kaydolmaları daha sonra e-arşive katılabilecekleri bildirilmişti. Fakat GİB tarafından yapılan düzenlemeler sonrasında mükellefler e-faturaya kaydolmadan da e-arşiv kullanmaya başlayabilmektedir.
DİA Yazılım, söz konusu bu elektronik faturaların güvenilir ve hızlı bir şekilde düzenlenebilmesine olanak tanımaktadır. Güçlü bir alt yapıya sahip olan DİA Yazılım, uygun fiyatı ve kaliteli hizmet anlayışı ile e-arşiv ve e-fatura farkını da en kolay hali ile kullanıcılarına sunmaktadır. Son derece kolay bir şekilde kullanılabilen bir arayüze sahip olması sayesinde hemen herkes dilediği her yerden faturalarını oluşturabilmektedir.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/e-fatura-kayitli-kullanici-sorgulama/ linkinden ulaşabilirsiniz.
