Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından hazırlanan 535 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ kapsamında yapılan değişiklikler sonucunda hemen her sektör için e-fatura kullanımı zorunlu hale getirilmiştir. Bu doğrultuda e-fatura kullanımı, e-fatura özel entegratör değişikliği ve bu gibi konular da son derece merak edilmeye başlamıştır. e-Fatura, fiziksel olarak düzenlenen tüm fatura tiplerinin artık dijital ortamda hazırlanması, gönderilmesi ve muhafaza edilmesidir.
Dijital dönüşümün önemli bir adımı olan e-faturanın yanı sıra e-arşiv, e-irsaliye, e-SMM ve e-imza gibi birçok uygulama da artık dijital ortamda hazırlanmaktadır. Özel entegratör ise tüm bu işlemlerin yapılmasında aracı olan ve GİB tarafından onaylı olan kurumlardır. Peki özel entegratör değişikliği nasıl yapılır? Söz konusu konu hakkında sizlere detaylı bilgi vermek için bu yazının devamında bir özel entegratörün ne işe yaradığı, avantajları, özel entegratör değişikliği ve bu değişikliğin nasıl yapılacağına dair tüm bilgiler yer vereceğiz.
Özel Entegratör Nedir?
E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye gibi dijital uygulamalar kullanıcılara çok sayıda faydayı da beraberinde getirmeye devam etmektedir. Hem doğanın korunmasına hem de kullanıcıların maddi kaynaklarına büyük tasarruflar sağlayan bu dijital çözümler, genellikle bir özel entegratör aracılığı ile gerçekleştirilmektedir. Söz konusu olan özel entegratörler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından özel olarak yetkilendirilmektedir. Ancak bu noktada özel entegratör nedir? sorusu, e-fatura gibi dijital uygulamalara henüz yeni geçecek olan kişiler tarafından sıklıkla sorulmaktadır.
Özel entegratörler, GİB tarafından düzenlenen birtakım testlerden geçmeli; İş Sürekliliği, Bilgi Güvenliği ve Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi sertifikalarına sahip olmalıdır. Tüm bunların yanı sıra TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden mali mühür sertifikalarının imzalanma süreçleri ile ilgili raporu almaları ve ITIL sertifikasına sahip olan en az bir personellerinin olması da gerekmektedir. Tüm bu prosedürlere sahip olan özel entegratör firmaları, kendilerini kullanan mükelleflerin e-fatura, e-arşiv ve bu gibi dijital çözümleri sundukları programlar ile kayıt altına alabilen aracı kurumlardır.
Tüm bu durumlar göz önünde bulundurulduğunda bir mükellef için özel entegratör seçmek son derece büyük bir öneme sahip olmaktadır. GİB tarafından onaylanan özel entegratörler listesi üzerinden tüm aracı kurumlar incelenebilir ve mükellefler kendileri için en uygun olan kurumu seçebilmektedir. DİA Yazılım da özel entegratörler listesi arasında yer alan ve kullanıcılarına sunduğu çözümler ile çok sayıda kişi tarafından tercih edilen bir aracı kurumdur. Kolay bir arayüze sahip olmasının yanı sıra basit bir kullanım olanağı ile hemen herkesin ihtiyaçlarına çeşitli çözümler sunmaktadır. DİA Yazılım, e-fatura özel entegratör değişikliği ile tüm mükelleflere kesintisiz hizmetler sunmaya devam etmektedir.
Özel Entegratör ile Çalışmanın Avantajları Nelerdir?
E-Fatura geçme zorunluluğu bulunan mükellefler, bu gibi dijital belgeleri düzenleyebilmeleri için 3 farklı yolu kullanabilmektedir. Sözü geçen bu 3 farklı yol; GİB tarafından sunulan portal, GİB ‘in sunduğu entegrasyon sistemi ve özel entegratör kullanımıdır. GİB tarafından sunulan portal ve entegrasyon sistemi genellikle mükellefler tarafından hem zor hem de karmaşık bulunmaktadır. Bu sebeple de mükellefler özel entegratör ile çalışmayı daha çok tercih etmektedir. Özel entegratör ile çalışmanın avantajları en özet hali ile şu şekildedir:
- Özel entegratörler, mükelleflerin e-fatura ve e-arşiv gibi uygulamalara hızlı ve güvenli bir şekilde geçiş yapmalarını sağlamaktadır.
- Özel entegratörler aracılığı ile düzenlenen ve gönderilen tüm e-faturalar hızlı bir şekilde bulunabilirken aynı zamanda 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanabilmektedir. GİB portallarında böyle bir hizmet bulunmazken, GİB portalında düzenlenen e-faturaların muhakkak çıktısının alınması gerekmektedir.
- GİB portal üzerinde herhangi bir fatura tasarım olanağı yoktur. Fakat özel entegratörler aracılığı ile mükelleflerin talep ettiği logo ve farklı fatura tasarımları hazırlanabilmektedir.
- GİB portal üzerinde yılda maksimum 500 adet e-fatura alınabilmekte ya da gönderilebilmektedir. Özel entegratörlerde ise böyle bir sınırlama söz konusu değildir.
- GİB, mükelleflerine ücretsiz bir kullanım imkânı sunmaktadır. Fakat yılda 500 faturanın aşılması durumunda ya da düzenlenen her faturanın çıktısının alma zorunluluğunda ekstra bir maliyet ortaya çıkmaktadır. Özel entegratörler genellikle aylık ya da yıllık cüzi bir abonelik fiyatı ile çok daha avantajlı ve kaliteli hizmetler sunmaktadır.
- E-fatura ya da e-arşiv gibi uygulamalarda yaşanılan herhangi bir sorunun çözümü için yardım merkezleri son derece önemli bir konumdadır. GİB portal bu konuda mükelleflerine herhangi bir hizmet sunmamaktadır. Özel entegratörler ise genellikle 7/24 destek imkânı sunmaktadır. Böylece özel entegratör değişikliği yapmak oldukça kolay hale gelmektedir.
Özel Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
Özel entegratör ne demek sorusunun yanıtını öğrenen mükellefler için bir diğer önemli konu ise hiç şüphesiz ki bu entegratörleri seçerken nelere dikkat edileceğidir. Mükelleflerin özel entegratör seçerken dikkat etmesi gereken en temel hususlar şu şekildedir;
- Seçilecek olan özel entegratörün muhakkak GİB tarafından onaylı olması,
- Hizmet verdiği alanda yeterli bilgi ve donanıma sahip olması,
- Deneyimli bir müşteri hizmetleri ekibi ve 7/24 destek sunabilmesi,
- Verilerin saklanabilmesi için sağlam bir alt yapısının olması,
- Hızlı ve kolay bir kullanım sağlayan kaliteli bir arayüze sahip olması,
- Mükelleflerin işlemlerini her yerden yapabilmesi ve yönetebilmesi için mobil ile uyumlu olması.
Yukarıda belirtilen faktörlerden birinin özel entegratörünüzde olmaması durumunda özel entegratör değişikliği yapmanız gerekmektedir. Bu süreçte uzman ekibiyle DİA’dan destek alabilirsiniz.
E-Faturada Entegratör Değişikliği Yapmak Mümkün Müdür?
Günümüzde birçok yazılım firması bulunmakta ve bu firmaların birçoğu özel entegratörlük hizmeti vermektedir. Her birinin sahip olduğu deneyim, kalite, arayüz ve personel donanımı birbirinden farklıdır. Bu farklılık, müşterilerin tercih etme ya da kullanıp vazgeçme ihtimallerini de doğrudan etkileyebilmektedir. Mükellefler, kullanmakta oldukları özel entegratörleri değiştirebilme hakkına sahiptir. Özel entegratör değişikliği yapmak, genellikle mükellefler tarafından gözlerinde büyütülen bir durum gibi görünse de bu durum aslında son derece kolaydır.
E-Faturada Özel Entegratör Değişimi Nasıl Yapılır?
İlk olarak özel entegratör değişikliği yapmak için mükelleflerin çalışmak istedikleri yeni entegratöre karar vermesi gerekmektedir. Karar verilen yeni entegratör firması ile iletişime geçtikten sonra, bu firma tarafından mükellefler için bir hesap oluşturulup ardından bir aktivasyon linki gönderilmektedir. Bu link, mükellef tarafından kendilerine ait mali mühür (şahıs firmaları için e-imza yeterlidir) ile onaylayarak aktif edilmektedir.
Yeni entegratörün sistemine yapılan aktifleştirme işlemi sonrasında GİB tarafına yapılması gereken tüm işlemler, yeni entegratör tarafından gerçekleştirilmektedir. Tüm bu işlemlerin ardından ise mükelleflerin eski entegratörü ile iletişime geçmesi gerekmektedir. Özel entegratör değişikliği yapılmak istendiğinin belirtilmesinin ardından anlaşmanın sonlandırılması için gerekli işlemlere başlanmaktadır. Anlaşmanın sona erdirilmesi ve mükellefin sistemden silinmesinin ardından eski entegratör firma, yapılması gereken son adımlar için gerekli yönlendirmeleri belirtmektedir. Tüm bu adımların gerçekleştirilmesinin ardından entegratör değişikliği başarılı ve hızlı bir şekilde tamamlanmaktadır.
Özel entegratör değişikliği yapmanın son derece kolay olması, entegratörler arasındaki rekabeti de beraberinde getirmektedir. Mükelleflere kaliteli ve kesintisiz bir hizmet sunmak, tercih edilme konusunda önemli kriterlerdendir. DİA Yazılım hem kalitesi hem de deneyimli destek personelleri ile sunduğu hizmetler ile mükellefler tarafından büyük bir memnuniyet ile tercih edilmeye devam etmektedir. DİA Yazılım ile entegratör değişikliği yapmak isteyen mükellefler, hızlı bir şekilde işlemlerini tamamlayabilmekte ve kendilerine sunulan dijital çözümler ile işlemlerini büyük tasarruflar ile gerçekleştirebilmektedir.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/e-imza-nedir-ne-ise-yarar/ linkinden ulaşabilirsiniz.
