‘’Fatura kaybolursa ne yapılmalı?’’ sorusu, işletmelerin faturalarını bulamadıklarında merak ettikleri konuların başında geliyor. Bilindiği gibi maliye; mükelleflerin ticari faaliyetlerine ilişkin dokümanların ve resmi belgelerin beş yıl süreyle saklanmasını, talep edilmesi durumunda ise ibraz edilmesi gerektiğini şart koşmaktadır. Bu süre zarfında istenen belgelerin maliyeye sunulmaması, vergi kaçakçılığı ile suçlanmaya veya hapis cezasıyla yargılanmaya neden olur.
Firmalar, halihazırda kullanılmış veya ileride kullanılacak olan faturaların kaybolması durumuyla karşı karşıya kalabilir. Bu gibi durumlarda atılması gereken bazı önemli adımlar bulunur. Kaybolan fatura fark edildiği zaman, işletmenin muhasebesiyle ilgilenen yetkilisiyle birlikte ilgili kişilerin durumu tutanak ile tespit etmeleri gerekir. Hazırlanacak olan tutanakta, kaybolan belgelere ilişkin sıra ve seri numarası gibi detaylı bilgiler not edilmelidir. Daha sonra ise durumla ilgili olarak gazeteye ilan verilmelidir.
Kullanılmamış Kaybolan Fatura Durumunda Neler Yapılmalıdır?
Boş faturaların kaybolması ya da çalınması mükellefler için büyük bir risktir çünkü bu belgeler, başkaları tarafından sahte şekilde düzenlenerek piyasaya sürülebilir. Bu durumda vergi incelemeleri döneminde mükellefleri, ciddi problemlerle karşı karşıya bırakabilir. Ülkemizde ticari faaliyetlerde kullanılmakta olan faturalar, anlaşmalı matbaalara bastırılır.
İlgili bilgileri vergi dairesine matbaalar bildirir. Kısacası vergi dairesi; mükellefin kim olduğunu, ne tür belgeye sahip olacağını, belgenin kaç adet basıldığını bilir. Kullanılmamış ve boş durumdaki faturaların çalınması, ortadan kaybolması halinde durumun tutanakla kayıt altına alınması son derece önemlidir.
- Kaybolan belgeler eğer hiç kullanılmadıysa durum kolluk kuvvetlerine bildirilmeli ve vergi dairesine başvuru işlemi gerçekleştirilmelidir.
- Boş haldeki kullanılmamış belgelerin kaybolması halinde ise çoğu zaman mükellefin içinde bulunduğu durum ve iyi niyeti dikkate alınır. İdare matrah takdirine gitmeyebilir.
Kullanılmış fatura kaybolursa aşağıdaki adımlar atılmalıdır;
- Kullanılmış olan kaybolan fatura durumunda mahkemeye başvurulması gerekir. Kayıp belgelerin geçersiz olduğuna dair bir evrak ve zayi belgesi talep edilir ve vergi dairesine başvuru yapılır.
- Vergi dairesi kullanılmış belgenin kaybolduğu dönem kapsamında fatura başına ortalama ciro dikkate alınarak matrah takdir edebilir.
Fatura Koçanı Nedir?
Faturalar, form halinde olabilecekleri gibi koçanlı ya da ciltli şekilde yalnızca maliyenin anlaşmalı matbaaları tarafından basılan ve üzerinde seri numaralarının yer aldığı belgeler de olabilir. Fatura koçanı resmi evrak hükmündedir. Anlaşmalı matbaalarda basılmayan koçanlar geçersizdir. Belgelerde yer almasını istediğiniz tüm bilgileri firmaya eksiksiz olarak iletmelisiniz.
Fatura koçanı bastırırken yanınızda bulunması gereken evraklar, şahıs firması veya tüzel kişi durumuna göre farklılık göstermektedir. Gerçek kişilerin vergi levhasının yanı sıra kimlik fotokopisiyle; tüzel kişilerin ise vergi levhası ve imza sirküsü fotokopisiyle matbaaya başvurması gerekir. Tüm evrakların eksiksiz ve doğru şekilde sunulduğundan emin olmalısınız.
Kaybolan Fatura Tekrar Çıkarılır mı?
Maliyenin bu konuya özgü farklı görüşleri olsa da kaybolan fatura yerine kayıtlara uygun nitelikte noterden tasdikli bir örneğinin kullanılması mümkündür.
Fatura Kaybolursa Ne Yapmalı?
Fatura kaybolursa ya da kaybolan fatura koçanı olursa kayıp ilanı verilmesi gerektiğinden bahsetmiştik. Firma ya da mükelleflerin ticari faaliyetlerini belgeleyici evrak konumunda yer alan belgelerin asıllarının kaybolması ve çalınması halinde gazeteye kayıp ilanı verilmesiyle duyuru yapılabilir. Kayıp fatura ilanı vermek için gerekenler şunlardır;
- Kaybolan fatura veya faturaların seri-sıra numaraları
- Mükellefin vergi dairesindeki ticari ünvanı
- Bağlı olunan vergi dairesi ismi ve vergi kimlik numarası
Koçan kaybolur ise fatura kayıp dilekçesi ilan örneği için aşağıdaki dilekçe yazılarından birini kullanabilirsiniz.
- İSTANBUL V.D 0123456789 V.N mükellefiyim. A-9000’den A-9300’e kadar olan 3 cilt irsaliyeli faturamı kaybettim. Hükümsüzdür. AD-SOYAD
- Kurumumuza ait, Seri B No: 123456- 987654- 67890 3 adet fatura kaybolmuştur. hükümsüzdür. ………… Tic. Ltd. Şti. ANKARA V.D/0123456789
Fatura koçanı kaybetmenin cezası vardır. Yeni Türk Ticaret Kanunu’nca ticari defterlerin bulunmaması, herhangi bir kayıt içermemesi, uygun şekilde saklanmaması durumlarında sorumlular 300 günden az olmamak kaydıyla, 730 güne kadar “adli para cezası”na tabi tutulurlar.
E-Fatura’nın Sağladığı Avantajlar
Satılan ürünün ne olduğu, miktarı, adedi ve fiyatı gibi önemli bilgilerin yer aldığı belgenin elektronik ortamdaki hâli olan e-fatura, alım satım işlemleri sonrasında oluşturulur. Resmî matbu belgeyle aynı hukuki niteliğe sahiptir. 397 sıra no’lu VUK tebliği ile başlayan bu uygulamanın esasları, GİB tarafından belirlenir. GİB’e göre e-fatura zorunluluğu geçiş kapsamına girenler aşağıdaki gibidir;
- 2022’de brüt satış cirosu 3 milyon TL ya da üzeri olan kuruluşlar
- 2021’de brüt satış cirosu 4 milyon TL olan kuruluşlar
- 2018,2019,2020 yılında brüt satış cirosu 5 milyon TL olan kuruluşlar
Kurumlar, e-fatura uygulamasını tercih ederek birçok avantaj elde edebilirler. Zaman ve maliyet tasarrufu en başta yer alan ayrıcalıklardandır. Elektronik belgede, fiziki belgeleri hazırlarken harcadığınız kadar uzun zamana ihtiyaç duymazsınız. Üstelik bu aşamada meydana gelebilecek olan masraf kalemleri de önemli ölçüde azalır. E-Faturanın avantajlarından bazıları şunlardır:
- Kâğıt, baskı ve postalama maliyetleri ortadan kalkar.
- Ürün cinsi, miktarı, fiyatı ya da toplam tutarı gibi detaylar oldukça kısa sürede yazılır.
- İçeriklerini düzenlerken hata yapma oranı azdır.
- Tüm veriler dijital ortamda saklanacağı için daha güvenli ve kalıcı bir süreç yönetimi olur.
- Geçmiş döneme ait olan belgelere kolaylıkla ulaşmak mümkündür.
- Elektronik belgeyi diğer muhasebe programlarına entegre ederek faturayı düzenleme ve kesme işlemleri, tek bir platform üzerinden gerçekleştirilebilir.
- Belgeler, müşterilere hızlı şekilde ulaşacağından faturanın geç iletilmesi ya da tahsilatın aksaması gibi problemlerle karşılaşma oranı azalır.
DİA sayesinde hiçbir aracıya ihtiyaç olmadan hem elektronik faturalarınızı hem de e-defterlerinizi sisteminizde koruyabilir, yedekleyebilir ve arşivleyebilirsiniz. Kaybolan fatura problemlerine son vermek için DİA’nın entegre, kolaylık ve üstün performans sunan e-dönüşüm çözümleriyle kaliteli bir hizmet almanın rahatlığını yaşayabilirsiniz.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/ihracat-islemlerinde-e-fatura-zorunlulugu/ linkinden ulaşabilirsiniz.
