Bir ticari alışverişte ürünü satan taraf fatura keser buna satış faturası denir. Alıcı bu faturayı saklayarak ürün ile alakalı bir sorun yaşadığında elinde bir resmi evrak bulundurmuş olur. Peki alıcı taraf bir fatura kesebilir mi? İşte alıcının keseceği faturanın adı da iade faturasıdır. Bu fatura bir önceki satış faturasının iptal edilmesi ve düzeltilmesi için kesilir. Örneğin bir firmadan kendi bünyenize birtakım ürünler aldınız. Ancak bazılarını kullanmadınız veya bazı ürünlerde sorun yaşadınız ve iade etmek istiyorsunuz. İşte tam da bu noktada iade faturası devreye girer. Ürünleri satın aldığınız yere götürdükten sonra o ürünlere ait bir iade faturası oluşturmanız gerekir. Bu sayede muhasebe kayıtlarında bir hata yapılmamış olur.
İade Faturası Nasıl Kesilir?
İade faturalarını oluşturmanın oldukça basit bir yolu vardır. Ancak bu işlem dikkatli şekilde yapılmalıdır. Öncelikle iade edilen ürünlerin ismi, türü, ürün kodu satış faturasında olduğu şekliyle iade faturasında da yer almalıdır. Satış faturasında bulunan ürün veya hizmetin birim fiyatı ve toplam tutarı ilgili faturaya yazılır. İade sebebi açıkça faturanın üzerinde belirtilmelidir. Alıcı ve satıcı bilgilerinin de eklenmesiyle fatura kesilmeye hazır hale gelir. Faturayı kesen yetkilinin imza ve kaşesi ile birlikte işlem tamamlanmış olur. Bu faturanın muhasebe kayıtlarına da işlenmesi gerektiği unutulmamalıdır.
İade Faturasında Hangi Bilgiler Bulunur?
Faturada olması zorunlu olan bazı bilgiler vardır. Bunların başında alıcı ve satıcı tarafın fatura ünvanı gelir. İadesi kesilen satış faturasında yer alan ürün ve hizmetler de bu faturada bulunmak zorundadır. Ürünlerin birim fiyatı ve toplam tutarlar da iade için hazırlanmış olan faturada mutlaka olması gereken bilgilerdir. İade faturalarında bulunan bir diğer bilgi ise iade sebebinin açıklaması olabilir. Örneğin ürün arızası, ürün memnuniyetsizliği gibi geri bildirimler bu faturada yer alabilir.
İade Faturaları Ne Zaman Kesilmelidir?
Bir ürün satın alınıp daha sonra iade edildiğinde iade faturası kesmek gerekir. Bunun için doğru zaman ürünleri geri teslim edildiği andır. Müşteri tarafı aldığı üründe bir sorun yaşadığında kendisine belirtilen iade süresi içerisinde ürünü satın aldığı yere götürmelidir. Ürünü teslim ederken de orjinal faturadan referans alarak oluşturduğu faturasını satıcı firmaya teslim etmelidir. Yeni dönemde e-faturaya geçiş ile birlikte hızla hazırlanan iade faturaları ürünlerin teslimi esnasında satıcı firmaya verilir.
İade Faturası Kesilirken Nelere Dikkat Edilmelidir?
İade faturaları kesilirken eksiksiz bilgi olmazsa olmazdır. Orjinal satış faturasına uygun oluşturulmalıdır. Faturadaki bilgiler orjinal faturadan referans alınarak işlenmelidir. Bu, iade işleminin geçerli bir nedeni olduğunu ve ilgili satış işleminin iptal edildiğini gösterir. Ürün detaylarının doğru belirtilmesi, diğer tüm unsurlar gibi önem taşır hangi ürünlerin iade edildiği net bir biçimde kayıtta yer almak zorundadır. Müşterinin adı, adresi ve iletişim bilgileri gibi bilgilerin doğru olması önemlidir. Yanlış müşteri bilgileri, iade işleminin yanlış adres veya kişiye yapılmasına neden olabilir.
E-Arşiv ve E-Faturada İade Faturaları Nasıl Düzenlenir?
E-fatura geçme zorunluluğu sonrası tüm işletmeler artık faturalarını el yordamıyla değil teknolojinin yardımı ve bilgisayar programlarının aracılığıyla kesiyor. Bu yeni sistem getirdiği faydalar ve kolaylıklarla işletmelerin elini rahatlatıyor. Bu programlar aracılığıyla satış ve alış faturası muhasebe kaydı kesilebildiği gibi iade faturası da kesilebilir. Bu işlemin oldukça kolay bir yolu var. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura portalı internet sitesine girdikten ve kendi hesabınızla oturum açtıktan sonra “belge oluştur” seçeneğine tıklamanız gerekmekte.
Ardından fatura oluştur seçeneğini takip ederek “iade” butonuyla iade faturanızın ön formatını hazır hale getirebilirsiniz. Bu aşamadan sonra yapmanız gerekenler çok basit. Elinizde bulunan satış faturasındaki alıcı ve satıcı firmaların bilgilerini aynen bu faturaya geçirebilirsiniz. Daha sonra “iadeye konu olan fatura bilgileri” kısmına elinizde bulunan fatura numarasını ve tarihini yazmanız gerekmekte. Son olarak iade edilecek ürünün bilgilerini de faturaya eklediğinizde iade faturanız hazır hale gelecektir. “Oluştur” seçeneğine tıkladığınızda faturanız hazırlanır ve bu faturayı GİB imzasıyla onaylarsanız faturanız kesilmiş olur.
İade Faturalarının Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılmalıdır?
İşletmeler kestikleri her faturayı muhasebe kaydına göndermeli ve kayıt altına aldırmalıdır. Bu işlem vergilendirme için önemlidir. Muhasebe sistemleri ise her geçen gün gelişmektedir. ERP çözümleriyle birlikte yeni teknolojiler hatasız kayıtlar oluşturmak için ilerlemeye devam etmektedir. Bu ERP çözümleri için firmalar farklı yazılım platformları ile çalışır. Ülkemizde 50 binin üzerinde kullanıcı ve 10 binin üzerinde firma ile çalışmalarını sürdüren DİA Yazılım platformu da bu anlamda kullanıcı ve firmalarına kolaylıklar sağlamakta. Süreç hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Peki, kesilen iade faturasının muhasebe kaydı nasıl yapılır? Bu işlemi birkaç adımda anlatabiliriz:
- Alacak hesabının iptali (Satışlar Hesabı): Fatura düzenlendiğinde, öncelikle orijinal satış faturasının alacak kaydı iptal edilmelidir. Bu, satışlar hesabından alacak kaleminin çıkarılması anlamına gelir.
- Borç hesabının iptali (Alıcı Hesabı): Ardından, orijinal satış faturasının borç kaydı iptal edilir. Bu, müşteri hesabından borç kaleminin çıkarılması anlamına gelir.
- İade faturasının alacak kaydı (İade Alacak Hesabı): İade için hazırlanan faturanın alacak kaydı yapılır. Bu, işletmenize iade edilen ürün veya hizmetin tutarının kaydedilmesidir.
- İade faturasının borç kaydı (Alıcı Hesabı): Son olarak, müşterinin hesabına iade için hazırlanan faturanın borç kaydı yapılır. Bu, müşteriye iade edilen tutarın kaydedilmesidir.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/fatura-unvani-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.
