Yeni dünya düzeni işletmelerin, dijitale uygun çalışmalara adapte olmasını gerektirmektedir. Bu alanlardan biri de sağlık sektörüdür. Söz konusu sektörle ilgili yapılan yeni düzenlemelerle beraber eczacılar için e-fatura zorunluluğu, tüm sektör profesyonellerini harekete geçmeye zorluyor. E-fatura başvurusu, e-imza temini ve sistem entegrasyonu gibi adımları bilmek, bu dönüşümü daha hızlı ve doğru tamamlamanıza yardımcı olacaktır.
Eczacılar Neden E-Fatura Sistemine Geçmek Zorunda?
Her işletme fatura düzenlemek zorundadır. Fatura düzenleme çalışmalarının elektronik ortama geçmesi yalnızca teknolojik bir gelişme olarak değerlendirilmemelidir. Bu yenilik, mali şeffaflık ve denetim kolaylığı sağlayacak niteliktedir.
Dijital dünyanın gelişmesiyle karşımıza çıkan bu yenilikler, eczacılar için e-fatura zorunluluğu konusunu gündeme getirmektedir. Bu dönüşüm, başlangıçta zorlayıcı görünse de uzun vadede operasyonel maliyetleri azaltacak ve rekabet avantajı sağlayacaktır.
Yasal Dayanak ve Vergi Usul Kanunu’ndaki Değişiklikler
2024 yılında yayımlanan tebliğe göre, medikal ürün tedarikçileri başta olmak üzere sağlık sektöründeki tüm paydaşların elektronik belge sistemine dahil olmaları beklenmektedir. Vergi Usul Kanunu kapsamındaki bu düzenlemeler, eczacıları da doğrudan etkilemektedir.
Eczacılar için e-fatura zorunluluğu, 2023 yılı itibarıyla 3 milyon TL’nin üzerine çıkan brüt satış hasılatına ulaşan işletmelerin 1 Temmuz 2024 tarihine kadar sistemde yer almalarını gerektirmekteydi. Yapılan yeniliklerle beraber e-faturanın yanı sıra e-defter uygulamasının da kullanılması zorunlu kılınmıştır.
Eczane ve İlaç Sektöründe Dijitalleşmenin Etkisi
Pek çok sektörde olduğu gibi sağlık sektöründe de dijitalleşmenin etkileri görülmektedir. Çünkü bu sektörde e-fatura uygulamasına geçilmesi, eczanelerin iş yapış biçimlerini de olumlu anlamda değiştirmektedir.
İlaç firmaları e-fatura yükümlülüğü kapsamında tedarik zincirinin her halkasında elektronik belge kullanımı standart hale gelmektedir. Böylece operasyonel hatalar minimize edilirken, veri güvenliği maksimize edilmektedir.
Eczaneler İçin E-Faturaya Geçiş Süreci Nasıl İşler?
E-Fatura zorunluluğu 2025, planlı hareket etmenizi gerektiren teknik adımları içermektedir. E-Fatura geçiş şartları gereğince, tek şahsa ait olan ve çok ortaklı yapıdaki eczanelerin izleyeceği yol haritası farklıdır. Eczacılar için e-fatura zorunluluğu kapsamında adımlarınızı doğru sırayla planlamak, sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlayacaktır. Bu konuda adım atmadan önce 2025 yılında e-fatura başvurusu nasıl yapılır sorusuna yanıt bularak, süreci değerlendirebilirsiniz.
E-İmza Temini ve Mükellefiyetin Başlaması
Elektronik fatura düzenleyebilmek için geçerli bir elektronik imza edinmeniz gerekmektedir. Ancak daha önce almış olduğunuz bir e-imzanız varsa, yenisini almanıza gerek yoktur. Sadece geçerlilik süresini kontrol etmeniz yeterlidir.
Yeni dönem içerisinde kullanabileceğiniz alternatiflerden biri de eczacı kart uygulamasıdır. Eczacılar için e-fatura zorunluluğu kapsamında, şirket statüsünde faaliyet gösteren eczanelerin mali mühür edinmesi zorunlu tutulurken; şahıs işletmesi olarak çalışanların elektronik imza kullanımı yeterli kabul edilmektedir.
GİB Portalı, Entegrasyon ve Özel Entegratör Seçenekleri
GİB e-fatura portalı üzerinden sisteme dahil olabileceğiniz gibi doğrudan yazılım ya da özel entegratör aracılığıyla da geçiş yapabilirsiniz. Eczacılar için e-fatura zorunluluğunun bir diğer gerekliliği ise çeşitli sistemlerde entegrasyon çalışmaları yapılmasıdır. Bu çalışmalar eczane işletmelerinin dijital dönüşümünde kritik teknik altyapıyı sağlayan stratejik iş ortağı konumundadır.
Eczacılar İçin E-Faturaya Geçişte Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
Sağlık sektöründe e-fatura zorunluluğu, eczacılar başta olmak üzere diğer sağlık kuruluşlarının da yeni sisteme dahil olmalarını gerektirmektedir. Söz konusu bu gereklilik nedeniyle eczacılar için e-fatura zorunluluğu karşısında dikkat etmeniz gereken konular vardır. Öncelikle iş akışlarınızı bozmayacak bir planlama yapmanız gerekmektedir. Süreci planladıktan sonra, entegrasyon yöntemlerini ve işletmenize uygun yazılım çözümlerini karşılaştırabilirsiniz.
Vereseli Eczaneler ve Ortaklıkların Yapılandırılması
Çok ortaklı ya da vereseli olarak faaliyet gösteren işletmelerde, doğru adımların takip edilmesi kritik önem taşımaktadır. Yeni kurulan eczanelerde e-defter yükümlülüğü kapsamında yapılacak hazırlıklar, ortaklık yapısına bağlı olarak farklılık gösterebilir.
Söz konusu ortakların her biri bu süreç içerisinde sisteme dahil olmak zorundadır. Çünkü e-fatura kullanımına herhangi bir ortağın dahi geçiş yapmaması durumunda karşılaşılacak cezalar ciddi boyutlarda olabilir.
Envanter ve Stok Yönetiminde Uyum Süreci
Envanter ve stok yönetimi konusu zaman zaman yorucu olabilmektedir. Eczacılar için e-fatura zorunluluğu sayesinde bu yorucu durumu da hafifletmek mümkün olup, çeşitli yazılımlar eczanenizdeki ürün giriş-çıkışlarını kolayca takip etmeniz konusunda fayda sağlayacaktır. Aynı zamanda bu sistem sayesinde kağıt faturadan kurtulabileceğiniz gibi güçlü stok takibi ile eksik fatura kesme durumunu da ortadan kaldırabilirsiniz.
Eczacılar İçin E-Faturanın Sağladığı Avantajlar
E-arşiv fatura kullanımı, klasik yöntemlere göre pratik çözümler sunduğu gibi güvenli olmasıyla da dikkat çekmektedir. Eczacılar için e-fatura zorunluluğunun bir parçası olan güvenlik konusu, şeffaflık ve operasyonel süreçleri de kolaylaştırmak noktasında da etkilidir. Aynı zamanda müşteri memnuniyetine de katkı sunmaktadır. Çünkü bilgilerin hızlı ve doğru şekilde yönetilmesi, müşteriyle kurulan iletişimin kalitesini artırır.
Hız, Verim ve Kağıt Tüketiminin Azaltılması
Elektronik fatura kullanımını tercih etmeniz halinde; basım, arşivleme ve gönderim maliyetleriniz düşecektir. Yeni yazılımlar sayesinde fatura düzenleme süreçleri dakikalar içinde tamamlanabilmektedir. Fiziksel arşivleme ihtiyacının ortadan kalkması, eczanenizde daha fazla kullanım alanı yaratmanıza imkan tanımaktadır.
Denetimlerde Kolaylık ve 10 Yıl Arşivleme Süresi
Dijital yazılımlar, kurumların her zaman denetime hazır bir yapıda olmasını mümkün kılmaktadır. Çünkü geçmişe dönük ve günümüzde olan belgeler, 10 yıl boyunca sistemde muhafaza edilmektedir. Böylece sistematik bir arşiv yapısı sayesinde geçmiş dönem faturalarına anında ve zahmetsizce ulaşmak mümkün hale gelmektedir.
DİA Yazılım ile Eczacılara Özel E-Fatura Entegrasyonu
Yeni çalışmaların anlaşılması için teknik destek sunan çözüm ortaklarıyla çalışmak süreci kolaylaştırmaktadır. Örneğin DİA Yazılım, eczacılık için tasarlanmış özel yazılımlarıyla elektronik dönüşüm çalışmalarınızda yanınızda olmaktadır.
Bulut Tabanlı Yapısı ile Her Yerden Erişim
DİA Yazılım tarafından tasarlanan ERP çözümleri, özgür çalışma ortamı sunmaktadır. Şöyle ki, bu gelişmiş yazılımlarla lokasyona bağlı kalmadan, dilediğiniz yerden yönetme imkanı elde edersiniz.
Bu sayede, eczacılar için e-fatura zorunluluğu konusunda tereddüt etmenize gerek kalmaz. Çünkü artık tüm işlemleri sadece iş yerinizde değil; internet bağlantısı olan her ortamda, mobil cihazlar aracılığıyla da kolayca tamamlayabilirsiniz.
Mevzuat Takibi ve Anlık Güncellemeler
Yıl içerisinde sık sık değişen mevzuatları takip etmek bazen zorlayıcı olmaktadır. Ancak gelişmiş yazılımlar, güncellemeleri otomatik olarak takip ederek bu ihtiyacınızı hızla karşılamaktadır.
Teknik Destek ve Uyumluluk Güvencesi
Elektronik belge sistemlerine geçmek istediğinizde, günün her saati erişilebilen uzman danışmanlık hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Eczacılar için e-fatura zorunluluğu, kafa karıştırıcı gözüküyor olsa da alanında uzman kişilerle sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilmektedir. E-Fatura dönemine güvenli ve sorunsuz bir şekilde dahil olmak için DİA Yazılım’ın özel entegratör destekli sistemlerini değerlendirmeniz faydalı olacaktır.
Önceki yazımıza https://www.efaturazorunlulugu.com/e-fatura-ve-e-arsiv-fatura-kullanimlarinda-en-sik-yapilan-hatalar-ve-cozum-yollari/ linki üzerinden ulaşabilirsiniz.
