Dijitalleşme çağında, KOBİ’lerin elektronik ortamdaki dönüşümleri oldukça önemli bir hale gelmiştir. Bu dönüşümün en önemli ayaklarından biri de e-fatura uygulamalarıdır. Söz konusu sistem sayesinde işletmeler, pek çok avantaj elde edebilirler.
Şirketlerin arasındaki ticari işlemler çok daha hızlı, verimli ve daha düşük maliyetli hale gelir. Tüm standart ve formatı, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından belirlenmektedir. Üstelik elektronik fatura kesen mükelleflerin ayrıca matbu olarak kesmelerine gerek de yoktur.
e-Belge türleri arasındaki e-fatura terimine birçoğumuz aşina olsak da detayları hakkında öğrenilmesi gereken birçok nokta vardır. DİA uzmanlarımız tarafından kaleme alınan içeriklerimize göz atabilir, aklınıza takılan daha fazla konu için bizlerle iletişime geçebilirsiniz.
E-Fatura Nedir?
Elektronik fatura mükellefi olması zorunlu olan kullanıcılar için en çok merak edilen “e-fatura nedir?” sorusunu açıklayarak başlayalım. Bu uygulama, matbu faturaların elektronik ortamda oluşturulması, gönderilmesi ve saklanması prosedürünü içeren bir süreçtir.
Uygulamaya geçmenin temel amacı, kayıt dışı ticari faaliyetleri engellemek ve kâğıt israfını azaltmaktır. Bu sayede gelişen teknolojiyle uyum içinde yeni bir belge düzeni oluşturulur ve mükellefler faturalarını daha rahat bir şekilde takip edebilirler.
- e-Faturaların tümü kullanmakta olduğunuz uygulama üzerinde oluşturulur.
- Mali mühürle imzalandıktan sonra elektronik şekilde zarflama yapılır.
- Zarflı belge, elektronik ortam üzerinden alıcısına gönderilmek üzere Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. Sonraki süreçte de zarfın teslim edilip edilmediği ilgili portaldan takip edilir.
- Alıcı, uygulama üzerinden firma faturasını teslim alır.
E-faturada aşağıdaki bilgiler yer alır;
- Belge numarası ile düzenlenme tarihi
- Belgeyi düzenleyen kişinin adı ve soyadı, ticari unvanı, iş yeri adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesi ile vergi kimlik no’su
- Müşteri adı ile soyadı, ticari unvanı, vergi dairesi ile vergi kimlik no’su
- Mal miktarı, fiyatı, vergi türü
- Satılan malların teslim edildiği tarih ve irsaliye numarası
- Başkanlık sistemlerinden görüntülenebilmesi adına Başkanlık tarafından verilen karekod ya da barkod
E-Fatura Hangi Sektörler İçin Geçerlidir?
‘’E-fatura nedir?’’ sorusuna cevap verdikten sonra bu uygulamanın hangi sektörler için geçerli olduğuna değinebiliriz. GİB tarafından yapılan güncellemelerle bu sisteme geçiş 1 Temmuz 2023 yılı sonrasında Türkiye’de vergi mükellefi olan bazı işletmeler için zorunlu hale gelmiştir. Bu zorunluluk, 2023 yılında aşağıdaki şartları karşılayan sektörler için geçerlidir:
- 2022’de brüt satış cirosu 3 milyon TL ve üzerindeki firmalar
- 2022 yılı brüt satış cirosu 500 bin TL olan ve internet üzerinden ürün ya da hizmet satışı gerçekleştiren e-ticaret firmaları
- 2022 yılı brüt satış cirosu 3 milyon TL olan ve motorlu araç sektöründe faaliyet gösteren firmalar
- 2022 yılı brüt satış cirosu 500 bin TL olan ve gayrimenkul sektöründe hizmeti bulunan firmalar
E-Fatura Başvuru İşlemi Nasıl Gerçekleştirilir?
Gelir İdaresi Başkanlığı web sitesi üzerinden “E-Fatura Canlı Ortam Başvuru” formunu doldurarak GİB’e söz konusu uygulamaya geçmek istediğinize dair başvurunuzu gerçekleştirmeniz gerekir. DİA üzerinden erişebileceğiniz sisteme başvuru işlemi aşağıdaki adımları kapsamaktadır;
- Mali Mühür Alma
Bu aşamada firmanız için Mali Mühür Sertifikası’nı temin edebilmek için başvuru yapılması gerekir. Bu mührü edinmek için TÜBİTAK’a bağlı Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin web sitesi üzerinden başvuru yapmanız ve mali sertifika ücretini ödemeniz yeterlidir. Başvuru ve ödemeyi takiben mühür sertifikasının tarafınıza ulaşması yoğunluğa bağlı olarak maksimum 10 günü bulabilir.
- e-Fatura Başvurusu ve Sorgulaması
Başvurunuzun problemsiz şekilde tamamlandığını teyit etmek için e-fatura portalı sorgulama ekranından gerekli adımları izlemelisiniz. Başvuru sorgulama aşamasını “Mükellef Tipi” bilgisini Tüzel ya da Gerçek Kişi olarak işaretlemeli, Vergi Kimlik No, TC Kimlik No ve işletme e-Mail adresini girerek tamamlamalısınız. Bu adım da başarıyla gerçekleştiği zaman diğer süreçleri ilerletebilmek adına DİA ile telefon veya e-mail üzerinden iletişime geçerek bilgilendirme yapmalısınız.
- Aktivasyon Aşaması
Belgeyi hem göndermek hem de alabilmek için hesabınızdaki aktivasyon adımını gerçekleştirmeniz gerekir. Başvuru rehberindeki programlardan birini bilgisayara indirip çalıştırabilir ve mali mühürü kullanabilirsiniz. Aktivasyon işleminden sonra süreci tamamlamış olursunuz. Üstelik bu noktada uygulamaya geçmek istediğiniz tarihi de seçme şansınız bulunur. İster hemen isterseniz daha ileri bir tarihi seçebilirsiniz.
Başvuru süreci, mali mühür veya e-imza bekleme süresiyle birlikte maksimum 1-2 haftayı bulabilir. Mali mühür ya da e-imzanız hazırsa DİA ile hemen kullanıcı olabilirsiniz. Tüm bu aşamaları da bütünüyle sizin yerinize gerçekleştirmesini istediğiniz kapsamlı hizmetimizden yararlanmak isterseniz uzmanlarımızla direkt iletişime geçebilirsiniz.
E-Fatura Nasıl Arşivlenmelidir?
E-fatura çıktılarının alınıp saklanmasını gerektiren herhangi bir yasal zorunluluk yoktur. Faturalarınız elektronik ortamda arşivlenir. GİB ve DİA üzerinden işlemlerinizi gerçekleştirerek fatura kontrolünü sağlayabilirsiniz.
Eğer DİA kullanan işletme mükellefi iseniz DİA faturalarınızı güvenle arşivler. Bu sayede bu belgelerinizin kaybolma riski ortadan kalkar. Dilediğiniz zaman, görüntülemek istediğiniz tarih bazındaki tüm faturalarınıza DİA hesabınızdan kolayca ulaşabilirsiniz. Üstelik bu belgeleri çevrimdışı ortamda indirmek için toplu olarak excel formatına aktarabilirsiniz.
E-Fatura Takibi Nasıl Yapılır?
Elektronik fatura uygulamasında kullanıcılar, önceden hazırladıkları faturaların takibini yapabilirler. Mükellefler, efatura.gov.tr adresine girerek vergi kimlik numarasını ya da TC Kimlik numarasını girip tüm işlemleri görüntüleyebilirler. Ayrıca interaktif olarak kullanmakta olduğunuz vergi dairesi kullanıcı koduyla https://ivd.gib.gov.tr/ web sitesi üzerinden uygulamaya giriş yapılarak ‘Bilgilerim-Sicil Kaydım’ kısmından gelen faturalarınıza ulaşabilirsiniz.
E-Fatura Sistemi Neden Zorunludur?
Maliye Bakanlığı’nın 2012 yılında yayımladığı 421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile e-faturanın bazı mükellef grupları için zorunlu hale getirilmesinin nedeni, mükelleflerin vergi kanunlarına uyumlarının artırılmasının yanı sıra kayıt dışı ticari faaliyetlerin izlenerek önlenmesidir. Bu şekilde hem etkin vergi denetimi alt yapısı sağlanmış olur hem de hızlı bir denetim işleyişi mümkün hale gelir.
E-Fatura Kullanımının Avantajları
DİA ile e-fatura işlemleri hayat kolaylaştırır. Bu uygulama, esnaf ve küçük işletmeler için birçok avantaj sunar. Bunlardan bazıları;
- Masrafları Azaltır: Mükellefleri, matbu belgelerin düzenlenme ve gönderme sürecinden kurtarır. Böylelikle kağıt, baskı, posta ve saklama gibi fiziksel fatura işlemleri özelinde oluşabilecek maliyetleri ortadan kaldırır. Bunun yerine, dijitalde hem hızlı hem de kolay şekilde fatura oluşturulur. Birim başı normalde TL bazında olan matbu maliyetleri kuruşlar seviyesindedir.
- Verimi Artırır: İş süreçlerini hızlandırarak işletmelere ve çalışanlara zaman kazandırır. Manuel olarak yapılan işlemlerin otomatikleştirilmesi sayesinde hata oranı minimuma iner. Olası yanlışlarda iade ve iptal gibi tüm süreçleri kolaylaştırır. Çalışanların kendi işlerine odaklanmalarına olanak tanıyarak verim sağlar.
- Güven Verir: Düzenleme ve saklama süreçleri daha güvenli yürütülür. Bilindiği gibi kağıt belgelerin kaybolma ya da hasar görme riski fazladır; ancak dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanıp istendiğinde rahatlıkla erişilebilir olan elektronik faturalar, mükelleflere büyük rahatlık sağlar. Bu sayede belgeler; meydana gelebilecek olası yangın, deprem, ve doğal afet gibi tüm fiziksel koşullardan korunur.
- Hızlılık Vaat Eder: Elektronik belgeler; fatura hazırlama, gönderme ve alım süreçlerini önemli ölçüde hızlandırır. Belgeler anlık olarak dijital ortamda iletilebilir ve işleme koyulabilir.
- Entegre Çalışır: Fatura verileri diğer mevcut sistemlerinizle hem entegre edilebilir hem de otomatik muhasebe kayıtları oluşturulabilir.
- Güncellemelere Uyumludur: Elektronik fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından dönem dönem gerçekleştirilen yasal düzenlemelerle uyumlu şekilde tasarlanmıştır ve geleneksel matbu belgeyle aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
- Çevreye Dosttur: Kağıt israfını azaltan elektronik belgeler, doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunur. Böylelikle işletmelerin de ekoloji dostu bir yönetim anlayışı benimsemeleri mümkün hale gelir.
- Dakikalar İçerisinde Oluşturulur: DİA’nın benzersiz kullanıcı odaklı paneli ile belgelerinizi hem manuel hem de otomatik şekilde dakikalar içerisinde kesebilirsiniz.
- Özel Tasarlanır: Firma logosunu e-faturalarınız üzerine ekleyerek özelleştirme şansına sahip olursunuz. Aynı zamanda belge üzerine okundu, işlendi gibi işaretleme seçenekleri de eklenebilir.
- Mobil Cihazlardan Kullanılabilir: iOS ya da Android cihazlarınız üzerinden işlemlerinizi rahatlıkla yönetebilirsiniz.
- Kapsamlı Raporlama Yapar: Birbirinden farklı rapor alternatifleri sayesinde elektronik belgelerinizin tüm detaylı bilgileri bir tuşla excel’e dönüştürülebilir.
E-Fatura Uygulaması Hakkında Sık Sorulan Sorular
Bu sisteme geçiş zorunluluğu özelinde mükellefler tarafından merak edilen ve en sık sorulan soruları sizler için bu bölümde ele aldık. E-fatura hakkında sorular sormak için DİA uzmanlarıyla iletişime de geçebilir, 7/24 destek alabilirsiniz.
E-Fatura Mükellefleri Kimlerdir?
2022 ve sonraki yılda brüt satış cirosu minimum 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar, yürürlükte bulunan yasaya göre elektronik fatura mükellefidir.
E-Faturaya Geçişin Ücreti Nedir?
E-fatura maliyetleri de geçiş yapacakların merak ettiği bir konudur. Bu hizmetten yasal olarak ücretsiz şekilde yararlanmanız mümkündür. Uygulama kapsamında kullanılan sistemde kontör ücretlendirmesi bulunur. Örneğin DİA ile e-faturalarınızı piyasadaki en ekonomik kontör fiyatlarıyla kesmeniz mümkündür. Kesilen belgeler, son teknoloji sunucularımızda güvenle 10 yıl boyunca saklanır. Panel üzerinden istediğiniz faturalara saniyeler içerisinde erişebilirsiniz.
Online E-Fatura Nasıl Düzenlenir?
Hem mobil hem de tabletle de uyumlu çalışan DİA e-fatura sayesinde her yerden ve istenilen zaman dilimlerinde online şekilde fatura kesebilir veya size iletilenleri alabilirsiniz. Diğer uygulamaları da tek ara yüzde kullanma şansına sahip olursunuz.
E-Fatura Sistemi Nasıl Kullanılır?
Söz konusu sistemin işleyişi son derece kolaydır. Elektronik ortamda oluşturulan, düzenlenen ve alıcıya aynı şekilde elektronik ortam üzerinden gönderilen belgede meydana gelebilecek muhtemel bir hatada iptali ya da itiraz gerçekleştirebilirsiniz.
Türk Ticaret Kanunu 21. maddenin ikinci fıkrasına göre, faturayı alan kişi, aldığı tarihi takiben sekiz gün içinde belgenin içeriğine yönelik herhangi bir itirazda bulunmaz ise içerik otomatik olarak kabul edilmiş farz edilir.
DİA ile aşağıdaki adımları uygulayarak e-fatura nasıl kesilir ve düzenlenir? sorularına hızlı yanıt alabilirsiniz.
- Belgeyi düzenlemek için sistem üzerinden ‘Kullanıcı Adı’ ve ‘Parola’nızı girerek giriş yapın.
- Menüden e-fatura başlığı altında yer alan “Gidenler” alanına tıklayın.
- Önceden tanımlanan kişi ya da firmaya tekrar fatura kesmek gerektiğinde, sisteme müşteri bilgisinden ürün veya hizmet bilgisine kadar gerekli olan tüm veriler otomatik şekilde tanımlanır.
- Sonrasında ‘Kaydet’ ve Gönder’ e tıklayarak belgenizi GİB’e iletebilirsiniz.
- GİB’e gönderdiğiniz belge, incelenmesini takiben onaylanması sonrasında alıcıya aktarılır.
- GİB tarafından herhangi bir nedenle onaylanmaması durumunda elektronik belge alıcıya iletilmeden önce belirlenen hata koduyla göndericiye geri bildirim gerçekleştirilir.
Ticari ve Temel E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
E-fatura sistemini kullanmak isteyen mükelleflerin temel ve ticari e-fatura farkı konusuna dikkat etmesi gerekir. Ticari fatura, 1 haftalık süre içinde kabul ya da red seçeneği sunarken, itirazlar temel faturada sistemden değil, harici yollar aracılığıyla yapılarak gerçekleştirilir.
Kâğıt Fatura ve E-Fatura Farkı Nedir?
Geçiş yapması zorunlu olan ve henüz yeni geçecek olanların merak ettiği e-fatura ve matbu fark da merak konusudur. Elektronik ortamda hazırlanan belge, hem resmidir hem de klasik matbu belgelerle aynı görev ve hukuki niteliklere sahiptir.
Burada bilinmesi gereken önemli nokta şudur; eğer elektronik uygulamaya geçiş yapan bir firmaya fatura kesilecekse, satış faturası şeklinde belge düzenlenmelidir. Bu sisteme geçmiş olan firmaya matbu kesilmesi halinde belgenin geçersiz olacağı unutulmamalıdır.
E-Ticaret Çalışanları İçin E-Fatura Zorunluluğu Nedir?
GİB’in 509 Sıra No’lu VUK Genel Tebliğ kapsamında yapılan yeni güncellemelerle, e-ticaret faaliyeti gerçekleştiren mükelleflerden, 2020 ile 2021 hesap dönemlerinde 1 milyon TL, 2022 ya da takip eden hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış cirosu olanlara 1 Temmuz 2023’e kadar bu uygulamaya geçiş zorunluluğu getirilmiştir.
E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Farklı Uygulamalar Mıdır?
E-fatura ve e-arşiv farkı konusu da mükelleflerin merak ettiği önemli konular içerisinde yer alır. Bunların her ikisi de farklı uygulamalardır. Elektronik fatura kesmek için temel şart, alıcı ve gönderici tarafların bu sistemin kullanıcısı olmalarıdır. Mükellef elektronik fatura kullanıcısı değil ise matbu ya da e-arşiv faturası kesilmelidir. E-arşiv fatura kesmek için ise temel şart, bu uygulamanın kullanıcısı olma zorunluluğudur.
E-arşiv faturada ise alıcı tarafın elektronik fatura mükellefi olması ya da matbu fatura kullanıcısı olması gereklidir. Elektronik fatura GİB tarafından alıcıya iletilirken, e-arşiv fatura bu sistem aracılığıyla gönderilmez. Bu belgeler sadece dijital ortamda hazırlanıp alıcıya ulaştırılır, e-arşiv fatura hem dijitalde hem de matbu olarak çıktısı alınarak müşteriye iletilebilir.
E-Fatura Nasıl Görüntülenir?
Elektronik fatura görüntüleme işlemi birden fazla şekilde gerçekleştirilebilir. İşletme veya şirketin bağlı bulunduğu özel entegratörlerin online muhasebe sistemleri üzerinden giriş yapılarak belgeler görüntülenebilir. Bu sistemler aynı zamanda işletme veya herhangi bir şirketin elektronik fatura kesme, gönderme ya da alma gibi işlemleri yapabilmesine de imkan tanır. Önceki dönemlere ait görüntülemeleri de yapmak mümkündür.
Bir diğer seçenek olan efatura.gov.tr adresi, GİB tarafından hayata geçirilmiş ve kullanıma sunulmuştur. Kullanıcılar buradaki görüntüleme kısmından e-fatura detaylarına ulaşabilirler. İlgili alanlara istenen bilgiler girildikten sonra mükellefe ait elektronik belgeler ekrana düşer. Bu sayede anlık takipler de yapılabilir.
Kimler Online Fatura Kesme Yetkisine Sahiptir?
E-fatura mükellefi olan herkes online fatura kesme yetkisine sahiptir. Bu kapsamda yukarıda belirttiğimiz gibi 2022 yılı ile sonraki dönemler için brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan, zorunlulukları karşılayan sektör mükellefleri bu işlemi gerçekleştirebilirler. Matbu düzenleyen ya da herhangi bir firma kurarak elektronik fatura kesmek isteyen mükellefler, bu uygulamaya geçebilirler.
DİA ile E-Faturaya Geçiş Nasıl Olur?
E-fatura mükellefi olan ve bu sisteme geçiş yapacak işletmelerin izleyeceği 3 temel yöntem bulunur;
- GİB Portal kullanmak
- GİB’le entegrasyon gerçekleştirip işletmeye özgü halihazırdaki programı kullanmaya devam etmek
- GİB özel entegratörü tercih etmek
DİA ile e-faturaya geçiş öncesinde izlenmesi gereken adımlar ve detaylar şu şekildedir;
- Elektronik fatura kesmek için öncelikle bu uygulamaya geçmeniz gerekir. Sisteme dahil olmak için TÜBİTAK’tan kurumsal bir e-imza çeşidi olan mali mühür satın alınmalıdır. TÜBİTAK tarafından başbakanlık adına hazırlanan mali mühür olmadan bu belgeyi kesmeniz mümkün değildir.
- Mali mühür sertifikası standart şekilde 3 yıllık olarak oluşturulur. Sertifika fiyatları;
Mali mühür bedeli tüzel kişiler için 590,00 TL (500 TL + KDV), gerçek kişiler için ise 413,00 TL (350 TL + KDV) şeklindedir. Eğer şahıs firmasıysanız e-imza aracılığıyla başvurunuzu gerçekleştirmeniz mümkündür.
Türkiye’nin bulut tabanlı en gelişmiş muhasebe programlarından olan DİA Yazılım, GİB özel entegratörü olarak faaliyet göstermektedir. En kısa süre içinde e-fatura kullanıcısı olmak ve bu konforu yaşamak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
